Skift til Bahlou uden selv at flytte data. Vi overfører bookinger, kundeliste, noter, kassedata og journaler og hjælper med hele opstarten.
Mange klinikker bliver i et bookingsystem, de egentlig er vokset fra, fordi det virker uoverskueligt at skifte. Hvad sker der med kunderne, de kommende bookinger, journalerne og alle de noter, der er samlet gennem flere år?
Hos Bahlou skal du ikke selv stå for dataoverførslen. Vi flytter dine eksisterende data over for dig, så du ikke skal bruge aftener og weekender på at eksportere filer, oprette kunder manuelt eller kopiere journaler én efter én.
Vi står for hele overførslen af blandt andet:
Kundeliste
Kommende bookinger
Kundenoter
Journaler
Data fra dit kassesystem
Samtidig hjælper vi med at gøre Bahlou klar til dine ydelser, medarbejdere og arbejdsgange, så overgangen bliver så enkel som muligt.
Et skift af bookingsystem bør ikke betyde, at du skal begynde forfra. Dine kundedata og din historik er en vigtig del af klinikken, og derfor sørger vi for, at de relevante oplysninger bliver flyttet til Bahlou.
Du skal ikke selv:
Oprette alle kunder igen
Indtaste kommende bookinger manuelt
Kopiere journaler og noter én ad gangen
Flytte data fra kassesystemet på egen hånd
Bruge tid på at tilpasse komplicerede importfiler
Vi håndterer selve dataoverførslen og guider dig gennem resten af opstarten. Det betyder, at du kan fokusere på din klinik og dine kunder, mens vi gør systemet klar.
Før overførslen starter, gennemgår vi, hvilket system du bruger i dag, og hvilke data der skal med over i Bahlou.
Det kan blandt andet være:
Aktive og tidligere kunder
Fremtidige aftaler
Journalhistorik
Interne noter på kunderne
Oplysninger fra kassesystemet
Behandlinger og priser
Medarbejdere og kalendere
Forskellige bookingsystemer gemmer data på forskellige måder. Derfor tilrettelægger vi overførslen ud fra den løsning, du kommer fra, og den måde din klinik arbejder på.
Din kundeliste er grundlaget for den fortsatte drift. Den kan indeholde mange års relationer, kontaktoplysninger og historik, som du naturligvis ikke skal miste, fordi du vælger et nyt system.
Vi flytter kundelisten til Bahlou, så dine eksisterende kunder fortsat kan findes i systemet. Afhængigt af oplysningerne i dit nuværende system kan kundeprofilen blandt andet indeholde navn, telefonnummer, e-mail og relevante interne oplysninger.
Når overførslen er gennemført, kan du finde kunderne i Bahlou uden at skulle oprette dem igen manuelt.
Et systemskifte må ikke skabe tvivl om, hvilke kunder der kommer i morgen, næste uge eller næste måned. Derfor flytter vi de kommende bookinger over i Bahlou.
Bookingerne bliver knyttet til de relevante kunder og lagt ind i kalenderen, så du bevarer overblikket over de aftaler, der allerede er planlagt.
Det betyder, at du ikke skal:
Have to kalendere åbne samtidig
Indtaste alle aftaler på ny
Kontakte kunderne for at få deres bookingoplysninger igen
Bekymre dig om at overse en eksisterende aftale
Målet er, at du kan fortsætte driften med mindst mulig forstyrrelse.
For kosmetiske klinikker og andre behandlere er journaler og noter en central del af kundehistorikken. Det er her, du kan se tidligere behandlinger, relevante observationer og andre oplysninger, som har betydning for næste besøg.
Vi flytter dine eksisterende journaler og kundenoter til Bahlou, så historikken ikke går tabt ved skiftet.
Når oplysningerne er overført, kan du fortsætte journalføringen i Bahlou og samle fremtidige bookinger, journaler, billeder og noter på kundens profil.
Du slipper dermed for at kopiere indholdet manuelt eller beholde det gamle system åbent alene for at kunne finde tidligere journaloplysninger.
Hvis du har relevante data i dit nuværende kassesystem, står vi også for at flytte dem over som en del af overgangen.
Det giver dig mulighed for at samle mere af klinikkens drift i Bahlou og undgå, at vigtig historik bliver efterladt i det gamle system.
Vi gennemgår dataene i forbindelse med opstarten, så overførslen kan tilpasses den struktur og de oplysninger, der er tilgængelige i dit nuværende setup.
Dine kunder skal kunne finde og booke de rigtige behandlinger fra første dag. Derfor gennemgår vi klinikkens ydelser som en del af opstarten.
Det omfatter blandt andet:
Navne på behandlingerne
Priser
Varigheder
Kategorier
Hvilke medarbejdere der udfører behandlingerne
Eventuelle beskrivelser og praktiske oplysninger
Det er samtidig en god anledning til at rydde op i gamle ydelser, gøre behandlingsnavnene tydeligere og sikre, at onlinebookingen er nem at forstå for kunderne.
Hvis klinikken har flere behandlere, skal hver medarbejder have de rigtige arbejdstider, behandlinger og adgangsrettigheder.
Som en del af opstarten hjælper vi med at få strukturen på plads, så bookingerne lander i de rigtige kalendere.
Det kan blandt andet omfatte:
Oprettelse af medarbejdere
Tilknytning af relevante behandlinger
Arbejdstider og pauser
Ferie og fravær
Adgang til kalender, kunder og journaler
På den måde er Bahlou tilpasset klinikkens daglige arbejdsgange, når systemet tages i brug.
Inden lanceringen gennemgår vi de overførte data og den nye opsætning. Formålet er at sikre, at de vigtigste oplysninger er kommet med, og at kalenderen er klar til brug.
Vi ser blandt andet på:
Om kunderne er oprettet korrekt
Om kommende bookinger vises i kalenderen
Om journaler og noter kan findes
Om behandlinger og priser er sat rigtigt op
Om medarbejderne er tilknyttet de relevante ydelser
Om onlinebookingen fungerer som forventet
Du får mulighed for at se systemet igennem, inden det bliver den primære løsning i klinikken.
Når data og opsætning er på plads, hjælper vi dig med at gøre Bahlou klar til kunderne.
Det kan blandt andet handle om:
Bookinglink på hjemmesiden
Bookinglink på Instagram og Facebook
Automatiske bookingbekræftelser
Påmindelser før behandlinger
Afbudsregler og kundebeskeder
Adgang til Bahlou-appen
Det gamle bookingsystem kan derefter udfases, og nye bookinger kan gå gennem Bahlou.
Et nyt system skal være nemt at bruge fra første arbejdsdag. Derfor hjælper vi dig og dine medarbejdere med at lære de vigtigste funktioner at kende.
I får blandt andet mulighed for at se, hvordan I:
Administrerer kalenderen
Opretter og flytter bookinger
Finder kunder og historik
Udfylder journaler
Sender beskeder
Styrer klinikken fra appen
Du står dermed ikke alene, når det nye system bliver taget i brug.
Vi står for hele dataoverførslen, så du ikke selv skal bruge tid på den tekniske og manuelle del af skiftet.
Vi flytter:
Dine bookinger
Din kundeliste
Dine kundenoter
Dine journaler
Data fra dit kassesystem
Derudover hjælper vi med opsætningen af ydelser, medarbejdere, kalendere og onlinebooking, så Bahlou passer til din klinik.
At skifte bookingsystem behøver ikke være et stort manuelt projekt. Med Bahlou får du hjælp til hele overgangen, og vi sørger for, at dine eksisterende data bliver flyttet.
Du behøver derfor ikke blive i et system, der ikke længere passer til klinikken, alene fordi du er bekymret for at miste kundedata eller bruge mange timer på flytningen.
Bahlou er udviklet til kosmetiske klinikker og andre behandlere, der ønsker at samle booking, kundedata, journaler, kommunikation og klinikdrift i én løsning.
Book en gratis og uforpligtende demo, og fortæl os, hvilket system du bruger i dag. Så viser vi dig Bahlou og forklarer, hvordan vi kan stå for hele overførslen af dine bookinger, kunder, noter, kassedata og journaler.