Sådan sender du patientinformation automatisk efter en booking

Med Bahlous Trigger-flows kan du automatisk sende den rette patientinformation til kunden, når en bestemt behandling eller ydelse bliver booket.

Det betyder, at klinikken ikke behøver at huske at sende information manuelt efter hver booking. Når flowet først er aktiveret, sørger systemet automatisk for udsendelsen ud fra den behandling, du har valgt.

Vi har allerede lavet en færdig skabelon til Send patientinformation, hvor de vigtigste indstillinger er sat op på forhånd. Du skal derfor kun:

• Tilpasse indholdet i e-mailen

• Vedhæfte den relevante patientinformation

• Vælge hvilken behandling eller ydelse informationen skal knyttes til

Herefter kan flowet aktiveres og køre automatisk.

Hvorfor sende patientinformation automatisk?

Hvis forskellige behandlinger kræver forskellige informationer før eller efter et besøg, kan manuel udsendelse hurtigt blive en tidskrævende opgave.

Med automatiske Trigger-flows kan du sikre en mere ensartet arbejdsgang, hvor kunden automatisk modtager den information, der hører til den behandling, vedkommende har booket.

• Spare tid på manuel udsendelse af e-mails

• Sikre en mere ensartet kommunikation til patienter

• Knytte specifik patientinformation til bestemte behandlinger

• Reducere risikoen for, at information bliver glemt

• Gøre det nemmere at håndtere mange bookinger og behandlingstyper

1. Gå til Trigger-flows

Gå til Marketing → Trigger-flows (Automatisering) og klik på Opret kampagne.

2. Vælg skabelonen “Send patientinformation”

Vælg den færdige skabelon Send patientinformation. Den er lavet specifikt til automatisk udsendelse af patientinformation i forbindelse med en booking.

De grundlæggende indstillinger er allerede sat op. Du behøver derfor normalt ikke bygge flowet fra bunden eller ændre den tekniske opsætning.

3. Tilpas indholdet i e-mailen

Åbn Indholdsboks. Her redigerer du den e-mail, som patienten automatisk modtager.

Du kan blandt andet tilpasse:

• Emnelinje

• Overskrift og tekst

• Billeder

• Knapper og links

• Personlige felter som kundens navn

Hold gerne selve e-mailen kort og tydelig. Formålet er typisk at fortælle patienten, at den relevante information er vedhæftet, og hvad patienten eventuelt skal være opmærksom på.

Eksempel på e-mailtekst

Emne: Information om din kommende behandling

Hej {customer_name},

Tak for din booking hos os.

Vi har vedhæftet vigtig patientinformation vedrørende din kommende behandling. Vi anbefaler, at du læser materialet igennem inden dit besøg.

Har du spørgsmål til behandlingen eller informationen, er du altid velkommen til at kontakte klinikken.

4. Vedhæft patientinformationen

Under indholdet finder du området til uploadede filer. Her vedhæfter du den patientinformation, der skal sendes sammen med e-mailen.

Det kan eksempelvis være:

• Information om behandlingen

• Forberedelse inden behandlingen

• Forholdsregler før eller efter behandlingen

• Efterbehandlingsvejledning

• Andet relevant informationsmateriale

Vigtigt: Kontrollér altid, at du har vedhæftet den korrekte og aktuelle patientinformation, inden flowet aktiveres.

5. Vælg hvilken behandling informationen skal sendes til

I Triggerbiblioteket vælger du Booking Behavior → Aktiv booking – valgt behandling.

Herefter vælger du den behandling eller ydelse, som patientinformationen hører til.

Eksempel: Hvis du har lavet patientinformation til laserbehandling, vælger du den relevante laserbehandling i listen over ydelser.

Når en kunde herefter booker den valgte behandling, kan flowet automatisk blive udløst efter de indstillinger, der allerede ligger i skabelonen.

6. Brug separate flows til forskellige behandlinger

Hvis patientinformationen er forskellig fra behandling til behandling, anbefaler vi at oprette et separat Trigger-flow til hver behandling eller gruppe af behandlinger, der kræver forskelligt materiale.

• Laserbehandling → patientinformation om laser

• Botox → patientinformation om botox

• Filler → patientinformation om filler

• Peeling → patientinformation om peeling

På den måde sikrer du, at patienten modtager information, der passer til den behandling, vedkommende har booket.

7. Kontrollér flowet inden aktivering

• Er den korrekte behandling valgt?

• Er patientinformationen vedhæftet?

• Er det den nyeste version af materialet?

• Er emnelinje og e-mailtekst korrekt?

• Virker eventuelle links?

• Ser e-mailen korrekt ud i forhåndsvisningen?

Hvis du ikke er klar til at aktivere flowet endnu, kan du vælge Gem som kladde.

8. Aktivér Trigger-flowet

Når indhold, vedhæftninger og behandling er kontrolleret, klikker du på Aktivér trigger.

Flowet er nu aktivt, og systemet håndterer automatisk udsendelsen til de patienter, der matcher den valgte behandling og flowets betingelser.

Du behøver ikke bygge flowet fra bunden

Skabelonen Send patientinformation er lavet for at gøre opsætningen så enkel som muligt. I de fleste tilfælde skal du kun gøre tre ting:

1. Lav indholdet i e-mailen

2. Vedhæft patientinformationen

3. Vælg den behandling eller ydelse, informationen skal knyttes til

Når det er gjort, kan Trigger-flowet aktiveres og fremover håndtere udsendelsen automatisk.

Automatisér patientkommunikationen med Bahlou

Automatisk udsendelse af patientinformation er en enkel måde at reducere manuelle opgaver i klinikken og samtidig skabe en mere ensartet proces omkring patientkommunikation.

Når informationen først er oprettet og knyttet til den korrekte behandling, håndterer Bahlou udsendelsen automatisk via Trigger-flows.