Er dine kundedata sikre? Det skal du kigge efter i et kliniksystem

Klinikker og behandlere håndterer ofte følsomme oplysninger om deres kunder. Det kan være kontaktoplysninger, bookinger, journalnotater, billeder, samtykker og oplysninger om tidligere behandlinger.

Derfor bør datasikkerhed være en central del af beslutningen, når du vælger et kliniksystem. Det handler ikke kun om, hvor data bliver opbevaret. Det handler også om, hvem der kan se dem, hvordan adgangen styres, og hvilke rutiner klinikken selv har.

Her får du en praktisk guide til, hvad du bør kigge efter, når du vurderer sikkerheden i et bookingsystem eller kliniksystem.

1. Medarbejdere skal have deres egne brugeradgange

Alle medarbejdere bør have deres eget login. Klinikken bør ikke dele én fælles bruger mellem reception, behandlere og ledelse.

Personlige brugeradgange gør det lettere at styre, hvem der har adgang til systemet, og at lukke en medarbejders adgang, når personen ikke længere arbejder i klinikken.

Et godt system bør gøre det muligt at:

• Oprette en bruger til hver medarbejder

• Give forskellige adgangsniveauer

• Begrænse adgangen til relevante funktioner og oplysninger

• Fjerne adgangen hurtigt, når en medarbejder stopper

• Undgå delte adgangskoder

Jo flere medarbejdere klinikken har, desto vigtigere bliver en tydelig struktur for brugeradgange.

2. Adgangen skal passe til medarbejderens rolle

Alle medarbejdere behøver ikke adgang til alle oplysninger.

En receptionist kan have brug for at se kalenderen og kundernes kontaktoplysninger, mens en behandler kan have brug for adgang til journaler for egne kunder. Klinikledelsen kan have behov for et samlet overblik over medarbejdere, økonomi og drift.

Derfor bør du kigge efter et system, hvor adgang kan tilpasses medarbejderens rolle.

Overvej blandt andet:

• Hvem må se journaler?

• Hvem må redigere kundedata?

• Hvem må se omsætning og rapporter?

• Hvem må ændre behandlinger, priser og arbejdstider?

• Hvem må eksportere eller slette data?

Udgangspunktet bør være, at medarbejderen kun har adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre arbejdet.

3. Adgangskoder skal behandles som en del af sikkerheden

Et sikkert system hjælper ikke meget, hvis medarbejderne bruger svage adgangskoder eller deler dem med hinanden.

Klinikken bør have en enkel intern politik for adgangskoder. Den kan blandt andet indebære, at:

• Hver medarbejder bruger sin egen adgangskode

• Adgangskoder ikke deles via sms eller opslag i personalerummet

• Den samme adgangskode ikke bruges til flere systemer

• Adgangskoder ændres, hvis der er mistanke om misbrug

• Adgangen lukkes, når en medarbejder fratræder

Hvis systemet tilbyder ekstra beskyttelse ved login, bør du undersøge, hvordan den fungerer, og om den kan aktiveres for klinikkens brugere.

4. Undersøg hvordan leverandøren behandler data

Når du bruger et eksternt kliniksystem, overlader du en del af den tekniske databehandling til leverandøren. Derfor bør leverandøren tydeligt kunne forklare, hvordan oplysningerne håndteres.

Spørg blandt andet:

• Hvilke typer data behandler systemet?

• Hvor og hvordan bliver data opbevaret?

• Hvem kan få adgang til data hos leverandøren?

• Hvordan håndteres supporthenvendelser, hvor kundedata indgår?

• Hvad sker der med data, hvis samarbejdet ophører?

• Kan klinikken få sine data ud af systemet?

Leverandøren bør kunne give klare og forståelige svar. Uklare formuleringer eller manglende dokumentation bør føre til flere spørgsmål.

5. Sørg for at have en databehandleraftale

Hvis systemleverandøren behandler personoplysninger på klinikkens vegne, bør forholdet være beskrevet i en databehandleraftale.

Aftalen skal blandt andet gøre det tydeligt:

• Hvilke oplysninger leverandøren behandler

• Hvad formålet med behandlingen er

• Hvordan oplysningerne beskyttes

• Hvordan eventuelle underleverandører håndteres

• Hvad der sker med data ved ophør

En databehandleraftale er ikke i sig selv en garanti for god sikkerhed, men den er en vigtig del af det samlede grundlag.

6. Data skal opbevares sikkert

Du bør spørge ind til, hvordan systemet beskytter kundedata under opbevaring og overførsel.

Det er relevant at få afklaret:

• Hvordan forbindelsen til systemet er sikret

• Hvordan data beskyttes mod uvedkommende adgang

• Hvordan leverandøren arbejder med sikkerhedskopiering

• Hvordan systemet håndterer driftsfejl og nedbrud

• Hvordan data gendannes, hvis noget går galt

Du behøver ikke selv være teknisk specialist, men leverandøren bør kunne forklare sikkerheden på en måde, der er til at forstå.

7. Logning kan skabe bedre kontrol

Logning handler om at kunne se, hvad der sker i systemet. Det kan eksempelvis være, hvornår en bruger logger ind, ændrer oplysninger eller foretager bestemte handlinger.

Logning kan være vigtig, hvis klinikken skal undersøge:

• Hvem der har ændret en booking

• Hvornår en kundeoplysning er blevet redigeret

• Om en tidligere medarbejder har haft adgang

• Hvordan en fejl er opstået

• Om der har været usædvanlig aktivitet

Spørg derfor leverandøren, hvilke handlinger der logges, hvor længe oplysningerne gemmes, og hvem der kan se dem.

8. Klinikken skal kunne få sine data ud igen

Dine kundedata tilhører ikke systemleverandøren. Derfor bør du undersøge, hvordan data kan eksporteres, hvis du en dag vil skifte system.

Det er særligt vigtigt for:

• Kundelister

• Kommende bookinger

• Journaler

• Kundenoter

• Behandlingshistorik

• Andre relevante oplysninger fra klinikkens drift

Et system bør ikke gøre det unødigt vanskeligt at tage klinikkens egne data med videre.

Hos Bahlou står vi for hele dataoverførslen, når en klinik skifter til os. Vi flytter blandt andet bookinger, kundeliste, noter, data fra kassesystemet og journaler, så klinikken ikke selv skal håndtere det manuelle arbejde.

9. Sikkerhed handler også om klinikkens egne enheder

Selv et sikkert kliniksystem kan blive udsat, hvis computere, tablets og telefoner ikke er beskyttet.

Klinikken bør derfor have gode rutiner omkring de enheder, der bruges til kundedata.

Det kan blandt andet være:

• Skærmlås på computere, tablets og telefoner

• Opdaterede styresystemer og programmer

• Ingen adgang til systemet fra ukendte eller ubeskyttede enheder

• Automatisk låsning efter inaktivitet

• Forsigtig brug af offentlige netværk

• Hurtig reaktion, hvis en enhed bliver væk eller stjålet

Medarbejderne bør også være opmærksomme på, om kunder eller andre besøgende kan se skærmen, når følsomme oplysninger er åbne.

10. Undgå kundedata i private beskeder og løse dokumenter

Hvis kundedata ligger spredt i private sms'er, e-mails, regneark og noter på papir, bliver det vanskeligere at kontrollere adgangen.

Det øger også risikoen for, at oplysninger bliver glemt, delt med den forkerte person eller ligger på en tidligere medarbejders private telefon.

Klinikken bør derfor samle relevante oplysninger i de systemer, der er beregnet til formålet.

Et samlet kliniksystem kan reducere behovet for at gemme kundeoplysninger i:

• Private beskedtråde

• Lokale dokumenter på medarbejdernes computere

• Fysiske notesbøger

• Delte regneark uden klare adgangsregler

• Personlige e-mailkonti

Med Bahlou kan klinikken samle bookinger, kundedata, journaler, billeder og noter på kundens profil i stedet for at sprede oplysningerne på tværs af forskellige løsninger.

11. Hav en fast rutine, når medarbejdere starter og stopper

Mange sikkerhedsproblemer opstår ikke på grund af avancerede angreb, men fordi tidligere medarbejdere stadig har adgang, eller nye medarbejdere får for brede rettigheder.

Lav derfor en fast tjekliste til ansættelser og fratrædelser.

Når en medarbejder starter, bør klinikken:

• Oprette en personlig bruger

• Give det nødvendige adgangsniveau

• Gennemgå regler for kundedata

• Forklare, hvor oplysninger må og ikke må gemmes

• Vise, hvordan hændelser og fejl skal rapporteres

Når en medarbejder stopper, bør klinikken:

• Lukke brugeradgangen

• Fjerne adgang fra enheder og andre systemer

• Kontrollere, at klinikkens data ikke ligger på private enheder

• Overdrage relevante opgaver og kundesager

12. Medarbejderne skal vide, hvordan de håndterer kundedata

Teknologi kan ikke stå alene. Medarbejderne skal forstå, hvordan kundedata må bruges, og hvad de skal gøre, hvis noget går galt.

Klinikken bør derfor løbende gennemgå:

• Hvem der må se hvilke oplysninger

• Hvordan journaler og noter skal skrives

• Hvordan oplysninger deles internt

• Hvordan mistænkelige e-mails og links håndteres

• Hvem medarbejderen kontakter ved fejl eller mistanke om brud

Korte og konkrete rutiner er ofte mere effektive end lange dokumenter, som ingen læser.

13. Hav en plan, hvis noget går galt

Selv med gode systemer og rutiner kan der ske fejl. En medarbejder kan sende en besked til den forkerte kunde, en enhed kan blive stjålet, eller en bruger kan få adgang til oplysninger, som vedkommende ikke burde se.

Klinikken bør derfor vide:

• Hvem der skal informeres internt

• Hvordan adgangen hurtigt kan lukkes

• Hvordan hændelsen dokumenteres

• Hvordan leverandøren kontaktes

• Hvem der vurderer de næste skridt

En klar plan gør det lettere at reagere hurtigt og begrænse konsekvenserne.

Spørgsmål du bør stille, før du vælger kliniksystem

Inden du vælger et nyt system, kan du bruge disse spørgsmål som tjekliste:

• Kan alle medarbejdere få deres eget login?

• Kan adgangen begrænses efter rolle?

• Hvordan opbevares og sikkerhedskopieres data?

• Hvilke handlinger bliver logget?

• Findes der en databehandleraftale?

• Hvordan håndteres supportadgang til kundedata?

• Kan klinikken eksportere sine data?

• Hvad sker der med oplysningerne, hvis samarbejdet stopper?

• Hvordan får klinikken hjælp, hvis der opstår en sikkerhedshændelse?

En seriøs leverandør bør kunne besvare spørgsmålene tydeligt og uden at gøre sikkerheden unødigt kompliceret.

Datasikkerhed kræver både et godt system og gode rutiner

Et sikkert kliniksystem er et vigtigt fundament, men klinikkens egne arbejdsgange har mindst lige så stor betydning.

Personlige brugeradgange, relevante rettigheder, sikker opbevaring, logning og klare interne rutiner gør det lettere at beskytte kundernes oplysninger i hverdagen.

Saml klinikkens data i Bahlou

Bahlou er udviklet til kosmetiske klinikker og andre behandlere, der vil samle booking, kundedata, journaler, billeder, noter og klinikdrift i én løsning.

Book en gratis og uforpligtende demo, og se, hvordan Bahlou kan hjælpe dig med at skabe bedre overblik over klinikkens data og arbejdsgange.