10 funktioner du bør kigge efter i et bookingsystem

Hvilke funktioner skal et bookingsystem have? De vigtigste er online booking, en pålidelig bookingkalender, fleksibel opsætning af ydelser, medarbejderstyring, automatiske beskeder, kundekartotek og betaling. Afhængigt af branchen kan gavekort, klippekort, journalføring, rapporter og integrationer også være afgørende.

Det er let at finde et bookingsystem med en lang funktionsliste. Det svære er at afgøre, om funktionerne virker i din hverdag. Kan en kunde eksempelvis booke en behandling med tilvalg, uden at kalenderen får en forkert varighed? Kan to medarbejdere bruge samme behandlingsrum uden dobbeltbooking? Og kan du få hjælp fra et menneske, hvis noget går galt?

Her får du en praktisk guide til 10 funktioner, du bør kigge efter i et bookingsystem – med konkrete eksempler, spørgsmål til leverandøren og en oversigt over, hvad der er vigtigst for frisører, kosmetologer, skønhedssaloner, massører, behandlere og kosmetiske klinikker.

Overblik: De 10 vigtigste funktioner i et bookingsystem

Listen er ikke en rangering, som passer til alle. Funktion 9 kan være helt central i en kosmetisk klinik, men irrelevant i en almindelig frisørsalon. Målet er at finde de funktioner, der passer til din drift.

1. Online booking, der fungerer på mobil og hjemmeside

Online booking er grundlaget for et moderne bookingsystem. Kunden skal selv kunne vælge behandling, tidspunkt og eventuelt medarbejder – også uden for virksomhedens åbningstid.

Men en online bookingfunktion er ikke automatisk god, bare fordi den findes. Bookingflowet skal være let at forstå, fungere på mobilen og vise oplysningerne på det rigtige tidspunkt.

Det bør funktionen kunne:

• Vise ydelser, priser og varighed, inden kunden vælger tid.

• Vise ledige tider baseret på den faktiske kalender.

• Lade kunden vælge medarbejder, hvis virksomheden ønsker det.

• Fungere via bookinglink fra hjemmeside og sociale medier.

• Bekræfte bookingen tydeligt, så kunden ved, at tiden er reserveret.

Eksempel: En kunde ser din frisørsalon på Instagram klokken 22 og vil booke klipning til lørdag. Kunden skal kunne finde en ledig tid uden at sende en besked og afvente svar.

Test i en demo: Åbn bookinglinket på din mobil, vælg en ydelse og gennemfør en testbooking. Hvis du selv er i tvivl om næste trin, vil nogle kunder sandsynligvis være det samme.

Læs mere om online booking med Bahlou.

2. En bookingkalender, som viser korrekt tilgængelighed

Kalenderen er arbejdsredskabet bag bookingoplevelsen. Den skal ikke blot vise, hvem der kommer hvornår, men sikre, at kunden kun kan vælge tider, der faktisk er ledige.

For virksomheder med mange behandlinger bør kalenderen kunne tage højde for åbningstider, medarbejdere, pauser, ferie, blokeringer og den tid, hver ydelse kræver.

Et vigtigt spørgsmål er også, hvordan systemet håndterer samtidige bookinger. Hvis to kunder forsøger at vælge den sidste ledige tid, skal systemet have en sikker måde at undgå, at begge ender med at få den samme aftale.

Det bør du undersøge:

• Kan du skifte mellem dag-, uge- og månedsvisning?

• Opdateres ledige tider automatisk, når en booking oprettes eller flyttes?

• Kan du blokere ferie, pauser og interne aftaler?

• Kan du flytte en booking uden at miste relevante oplysninger?

• Hvordan forebygger systemet dobbeltbookinger?

Test i en demo: Reserver en tid, og kontrollér om den forsvinder fra kundens bookingvisning. Flyt derefter aftalen, og se, om den oprindelige tid bliver ledig igen.

3. Fleksibel styring af ydelser, priser og behandlingstid

Det er sjældent nok at oprette en ydelse med et navn og en pris. For mange saloner og klinikker afhænger kalenderens kvalitet af, hvor præcist ydelserne er sat op.

En herreklipning og en større farvebehandling kræver eksempelvis ikke samme tid. En negletekniker kan tilbyde nail art som tilvalg, mens en massør tilbyder forskellige varigheder. For kosmetiske behandlinger kan der også være behov for en særskilt konsultation eller et behandlingsforløb.

Et fleksibelt bookingsystem bør derfor kunne håndtere:

• Forskellige priser og varigheder for hver ydelse.

• Tillægsydelser, der kan ændre pris eller tidsforbrug.

• Buffer- eller klargøringstid før eller efter en behandling, når det er nødvendigt.

• Ydelser, der kun må udføres af udvalgte medarbejdere.

• Bookingregler, som passer til bestemte behandlinger.

Eksempel: En kunde vælger en behandling med et ekstra tilvalg, der kræver længere tid. Hvis bookingsystemet stadig reserverer den oprindelige korte tid, opstår der problemer i kalenderen, selv om kundens booking ser korrekt ud.

Test i en demo: Opret én grundydelse og ét tilvalg med ekstra varighed. Book begge dele som kunde og kontrollér, at kalenderen reserverer den korrekte tid.

4. Medarbejderkalendere, arbejdstider og ressourcer

Når flere personer bruger samme bookingsystem, skal der være styr på, hvem der kan udføre hvilke ydelser og hvornår.

Det gælder både frisørsaloner med flere ansatte, skønhedsklinikker med forskellige behandlere og virksomheder, hvor flere medarbejdere benytter samme rum eller udstyr.

Det bør systemet kunne:

• Give hver bookbar medarbejder egne arbejdstider, pauser og fridage.

• Knytte bestemte behandlinger til bestemte medarbejdere.

• Give et samlet overblik over teamets kalendere.

• Understøtte relevante roller og adgangsniveauer.

• Håndtere lokaler og udstyr, hvis tilgængeligheden afhænger af mere end medarbejderens kalender.

Eksempel: To kosmetiske behandlere er ledige klokken 13, men de skal begge bruge det samme behandlingsrum. Hvis systemet kun kontrollerer medarbejdernes tid, kan det komme til at vise flere ledige tider, end klinikken reelt har kapacitet til.

Arbejder du alene, behøver du ikke nødvendigvis avanceret ressourcestyring. Men det er værd at vide, om systemet kan udvides, hvis du senere får flere medarbejdere.

Test i en demo: Opret to medarbejdere med forskellige arbejdstider. Undersøg derefter, om en ydelse kan begrænses til én af dem. Har du rum eller maskiner, så bed også om at få vist, hvordan en ressource reserveres.

Se medarbejderstyring i Bahlou.

5. Automatiske SMS- og emailpåmindelser samt nem aflysning

Meget af den tid, der går med booking, bruges før og efter selve tidsbestillingen: bekræftelser, ændringer, påmindelser og aflysninger.

Et bookingsystem bør kunne automatisere den kommunikation, som ellers kræver telefonopkald eller manuelle beskeder. Automatiske påmindelser kan hjælpe kunder med at huske deres tider, men fjerner ikke nødvendigvis alle udeblivelser.

Vigtige muligheder er:

• Bekræftelse ved ny booking.

• SMS- eller emailpåmindelser før aftalen.

• Meddelelse, når en tid ændres eller aflyses.

• Mulighed for, at kunden selv kan ændre eller aflyse inden for virksomhedens regler.

• Fleksible tidsfrister og afbudsbetingelser.

En vigtig prisdetalje er, om SMS er inkluderet i abonnementet eller afregnes efter forbrug. Kig på den samlede omkostning, især hvis du har mange bookinger om måneden.

Test i en demo: Opret en booking, undersøg den besked kunden modtager, og prøv derefter at ændre eller aflyse tiden via kundens bookingadgang.

Læs mere om automatiske SMS-påmindelser.

6. Kundekartotek med samlet booking- og kundehistorik

Et bookingsystem bør gøre det nemt at finde kunden igen. Ellers ender medarbejderne med at lede i beskeder, regneark eller flere værktøjer for at få overblik.

Et godt kundekartotek samler relevante oplysninger som navn, kontaktoplysninger, tidligere og kommende bookinger, køb, noter og eventuelle klippekort.

Det er særlig nyttigt i brancher med tilbagevendende kunder. En kosmetolog kan for eksempel få brug for at se, hvilke behandlinger en kunde tidligere har fået, mens en massør kan have behov for at se resterende klip i et forløb.

Det bør du teste:

• Kan du finde kunden hurtigt via navn eller telefonnummer?

• Kan du se tidligere og kommende aftaler samlet?

• Bliver nye bookinger knyttet til den rigtige kundeprofil?

• Kan medarbejdere nøjes med at se de oplysninger, de har brug for?

• Kan relevante data eksporteres ved et senere systemskift?

Et kundekartotek kan også være grundlaget for marketing og genbooking, men markedsføring kræver, at virksomheden respekterer relevante samtykker og regler. Data bør ikke indsamles eller bruges til nye formål blot fordi systemet teknisk giver mulighed for det.

Se mere om Bahlous kundekartotek.

7. Online betaling, depositum og integreret kassesystem

For nogle virksomheder foregår betalingen altid efter besøget. Andre vil gerne tage depositum eller fuld betaling, når kunden booker. Begge dele bør være mulige at vurdere, når du vælger system.

Depositum kan være relevant ved lange eller dyre behandlinger, hvor et sent afbud er svært at erstatte. Et integreret kassesystem eller POS kan være nyttigt, hvis du også sælger produkter, gavekort eller klippekort.

Spørg leverandøren:

• Kan man vælge betaling eller depositum for bestemte ydelser?

• Kan kunden betale online, eller først når behandlingen er udført?

• Kan salg af behandlinger og produkter samles i samme kasseflow?

• Hvordan håndteres refundering og ændrede bookinger?

• Hvad koster transaktioner, indløsning og eventuel betalingsterminal?

Eksempel: En kosmetisk klinik vil kræve depositum for en længere behandling, men ikke for en kort konsultation. Systemet bør kunne håndtere forskellen uden at gøre alle behandlinger ens.

Test i en demo: Opsæt én ydelse med depositum og en anden uden. Gennemgå bagefter, hvordan beløbet fremgår af kundens booking og den samlede betaling.

Læs mere om online POS og betaling.

8. Gavekort, klippekort og understøttelse af genbesøg

Hvis kunder ofte kommer igen, er der værdi i, at bookingsystemet kan understøtte mere end enkeltstående tider.

En massør kan eksempelvis sælge et klippekort til flere behandlinger. En kosmetolog kan tilbyde et længere hudplejeforløb, og en frisørsalon kan sælge gavekort til behandlinger eller produkter.

Relevante funktioner kan være:

• Digitale gavekort med overblik over indløsning og restværdi.

• Klippekort med antal resterende klip.

• Behandlingspakker og tilbagevendende forløb.

• Mulighed for genbooking, når kunden er færdig med en behandling.

• Målrettet opfølgning på tidligere kunder, når grundlag og samtykke er på plads.

Det betyder ikke, at alle virksomheder har brug for et marketingmodul. Men hvis genbesøg, pakkeforløb og mersalg er en stor del af din forretning, bør funktionerne have en høj plads på din prioriteringsliste.

Test i en demo: Opret et klippekort, gennemfør en booking på kortet, og kontrollér at kunden og medarbejderen kan se den korrekte restsaldo.

9. Journalsystem og behandlingsdokumentation, hvor det er nødvendigt

Journalføring er et godt eksempel på en funktion, som kan være afgørende for én branche og overflødig for en anden.

For en frisør er det typisk nok at have et kundekartotek og relevante noter. For en kosmetisk klinik eller en behandler med journalpligt kan der være behov for egentlige journalnotater, behandlingshistorik, samtykker, billeder og strukturerede skabeloner.

Hvis journalføring er en del af din arbejdsgang, bør du undersøge:

• Kan journalen åbnes direkte fra kunden eller den relevante booking?

• Findes der skabeloner til forskellige behandlinger?

• Kan relevante billeder og dokumenter knyttes til journalen?

• Hvordan håndteres adgang, ændringshistorik og opbevaring?

• Kan journaldata eksporteres eller flyttes, hvis virksomheden skifter system?

Et system med journalfunktion er dog ikke i sig selv en garanti for, at virksomheden opfylder alle regler for journalføring, opbevaring og databeskyttelse. Arbejdsgange og opsætning skal stadig passe til de krav, der gælder for den konkrete virksomhed.

Test i en demo: Åbn en kunde med en gennemført behandling, opret et journalnotat med en skabelon, og find det igen via kundens historik.

Læs mere om journalsystem og digital journalføring.

10. Rapporter, integrationer og mulighed for dataeksport

Når bookingsystemet bliver brugt hver dag, samler det oplysninger, der kan være nyttige for driften. Men data skaber først værdi, når du kan finde og bruge dem.

Rapporter kan eksempelvis give indsigt i antal bookinger, populære ydelser, omsætning, aflysninger og medarbejdernes kalendere. Integrationer kan hjælpe med at mindske dobbeltindtastning mellem booking, betaling og regnskab.

Det bør du spørge om:

• Kan du se bookinger og omsætning fordelt på perioder og medarbejdere?

• Kan du identificere ydelser med stor efterspørgsel og perioder med ledig kapacitet?

• Kan systemet forbindes med relevante regnskabs- eller betalingsløsninger?

• Kan du eksportere kunder, bookinger og relevante rapporter?

• Hvad kræver en integration, og er den inkluderet i dit abonnement?

For en soloselvstændig kan et enkelt overblik være rigeligt. For en salon med fem medarbejdere eller en klinik med flere lokationer kan detaljerede rapporter være langt vigtigere.

Test i en demo: Bed om at se omsætningen for en valgt periode og forsøge at eksportere en liste over bookinger. Undersøg også, hvordan systemet passer med det regnskabsværktøj, du bruger i dag.

Se mere om statistik og rapporter i Bahlou.

Hvilke bookingsystem-funktioner er vigtigst for din branche?

Du behøver ikke vælge et system, hvor alle 10 funktioner har samme betydning. En god prioritering starter med de opgaver, du løser hver uge.

Du kan læse mere om løsninger til frisører, kosmetologer, negle- og skønhedssaloner, behandlere og kosmetiske klinikker.

Tre forhold du også skal kontrollere: mobiladgang, sikkerhed og kundeservice

En funktionsliste fortæller ikke hele historien. Når de vigtigste funktioner er på plads, er der tre forhold, som kan være afgørende for den daglige brug.

Kan du administrere bookinger fra mobilen?

Prøv ikke kun kundens bookingflow på mobilen. Kontrollér også, om du eller medarbejderne kan se kalenderen, flytte en tid og finde en kunde uden at skulle åbne en computer. En partner-app kan være en fordel i en travl salon eller klinik.

Hvordan håndteres data og sikkerhed?

Undersøg blandt andet medarbejderadgange, brugerrettigheder, databehandleraftale og muligheder for dataeksport. Har du journaler eller andre følsomme oplysninger, skal kravene til adgang og opbevaring vurderes særligt grundigt.

Kan du få hjælp fra mennesker, når noget går galt?

Personlig kundeservice bør ikke undervurderes. Når hele dagens kalender ligger i et system, er det en reel fordel at kunne kontakte mennesker, som kan hjælpe med konkrete spørgsmål, fejl, opsætning og systemskift.

Spørg derfor både hvordan du får support, hvornår den er tilgængelig, og om hjælpen er inkluderet i den valgte pakke. Et hjælpecenter er nyttigt, men erstatter ikke altid en medarbejder, der kan forstå netop din situation.

Brug denne enkle test, før du vælger bookingsystem

I stedet for at sammenligne leverandørernes funktionslister punkt for punkt kan du give hvert system en score fra 0 til 2 for de funktioner, du faktisk skal bruge:

• 0 point: Funktionen mangler eller løser ikke opgaven.

• 1 point: Funktionen findes, men kræver en besværlig arbejdsgang eller ekstra værktøjer.

• 2 point: Funktionen løser din konkrete opgave enkelt og tilfredsstillende.

Markér derefter dine tre til fem vigtigste funktioner som ufravigelige. Et system bør ikke vinde alene på en høj samlet score, hvis det ikke kan løse en kritisk opgave som korrekt kalenderstyring eller nødvendig journalføring.

Husk også at sammenligne prisen for det setup, du har brug for – ikke kun den annoncerede startpris. Brug eventuelt vores guide til hvad et bookingsystem koster.

Hvordan passer Bahlou til de 10 funktioner?

Bahlou er et bookingsystem til saloner, klinikker og behandlere, hvor online booking, kalender, medarbejdere og kundedata hænger sammen. Afhængigt af virksomhedens behov og valgte pakke kan løsningen også bruges med betaling, POS, gavekort, klippekort, journalføring, marketing og rapporter.

Det betyder, at en soloselvstændig kan fokusere på booking og kalender, mens en virksomhed med flere medarbejdere eller mere komplekse behandlinger kan samle flere arbejdsgange i samme system.

Bahlou tilbyder også personlig kundeservice, så du kan få hjælp til opsætning, brug af systemet og overgangen fra et tidligere bookingsystem. Mulighederne for dataflytning afhænger blandt andet af, hvilke data og formater der kan eksporteres fra det gamle system.

Du kan udforske Bahlous bookingsystem, se pakker og priser eller få en gennemgang af de funktioner, der er vigtigst for din virksomhed.

Ofte stillede spørgsmål om funktioner i et bookingsystem

Hvilke funktioner skal et bookingsystem som minimum have?

For de fleste servicevirksomheder er online booking, en pålidelig kalender, korrekt opsætning af ydelser, bekræftelser og et kundekartotek et godt udgangspunkt. Behovet for flere medarbejdere, betaling og andre funktioner afhænger af virksomheden.

Hvad er forskellen på en bookingkalender og et bookingsystem?

En bookingkalender viser aftaler og ledige tider. Et bookingsystem kan derudover håndtere kundens tidsbestilling, medarbejdere, bookingregler, automatiske beskeder, kunder og andre dele af driften. Læs også hvad et bookingsystem er.

Skal et bookingsystem kunne sende SMS-påmindelser?

Det er ikke et krav for alle virksomheder, men automatiske SMS- eller emailpåmindelser er nyttige, hvis du vil reducere manuel kommunikation og hjælpe kunder med at huske deres aftaler. Undersøg om beskeder er inkluderet eller koster ekstra.

Kan et bookingsystem bruges til flere medarbejdere?

Ja, mange systemer understøtter flere medarbejdere. Du bør dog kontrollere, om de kan have forskellige arbejdstider, ydelser, kalendere og adgangsrettigheder – og hvad ekstra medarbejdere koster.

Er betaling og depositum nødvendigt?

Ikke altid. Depositum eller forudbetaling kan især være relevant ved længere og dyrere behandlinger. Hvis du tager imod betaling i salonen eller klinikken, kan et integreret POS-system også gøre arbejdet enklere.

Har frisører og kosmetologer brug for journalsystem?

Ikke nødvendigvis. For mange frisører er almindelig kundehistorik tilstrækkelig. Behovet for egentlige journaler afhænger af behandlingerne og de regler, der gælder for virksomheden.

Hvad er vigtigst ud over funktionerne?

Brugervenlighed, mobiladgang, datasikkerhed, mulighed for dataeksport og personlig kundeservice kan være lige så afgørende som selve funktionslisten. Se også guiden til hvad der kendetegner et godt bookingsystem.

Konklusion: Vælg funktioner ud fra din hverdag

Et godt bookingsystem behøver ikke indeholde alt. Det skal først og fremmest gøre de vigtigste opgaver nemmere: give kunden en enkel vej til booking, sikre korrekte tider i kalenderen og spare virksomheden for unødvendigt manuelt arbejde.

Start med online booking, kalender, ydelser, medarbejdere, påmindelser og kundekartotek. Vurder derefter betaling, gavekort, klippekort, journal og rapporter efter din branche og virksomhedens størrelse.

Vil du se funktionerne i praksis? Få en gennemgang af Bahlous bookingsystem og vurder, hvordan online booking, kalender og de øvrige værktøjer passer til din salon, klinik eller behandlerforretning.