Hvad kendetegner et godt bookingsystem?

Kort fortalt: Et godt bookingsystem skal gøre det nemmere at drive virksomheden – ikke bare gøre det muligt for kunder at booke en tid. Det skal være enkelt for kunden at bruge, give virksomheden et klart kalenderoverblik, reducere manuelt arbejde og kunne tilpasses den branche og arbejdsgang, det skal bruges i.

Det bedste system er derfor ikke nødvendigvis det med flest funktioner. En soloselvstændig frisør kan have helt andre behov end en kosmetisk klinik med flere behandlere, journalføring og betaling. Det afgørende er, om systemet løser de rigtige opgaver på en enkel og stabil måde.

I denne guide gennemgår vi de vigtigste kendetegn ved et godt bookingsystem, hvad du bør teste før du vælger, og hvilke funktioner der er særligt relevante for forskellige brancher.

12 kendetegn ved et godt bookingsystem

Hvis du skal vurdere et bookingsystem hurtigt, kan du tage udgangspunkt i disse 12 områder:

1. Det skal være nemt for kunden at booke

Det første tegn på et godt bookingsystem er ofte noget, virksomhedens medarbejdere slet ikke ser: kundens bookingoplevelse.

Kunden bør hurtigt kunne:

• finde den ønskede ydelse,

• se pris og varighed,

• vælge en medarbejder eller første ledige tid,

• se reelt ledige tider,

• indtaste sine oplysninger,

• og gennemføre bookingen uden unødvendige trin.

Det bør fungere lige godt fra mobil, tablet og computer.

Et bookingflow kan have mange avancerede funktioner bagved, men de bør ikke gøre oplevelsen kompliceret for kunden. Hvis kunden skal igennem for mange sider, oprette unødvendige profiler eller lede efter basale oplysninger, er systemet ikke nødvendigvis godt – selv om administrationsdelen er avanceret.

Et godt bookingsystem skjuler kompleksiteten for kunden.

Læs mere om online booking og hvordan bookingflowet fungerer.

2. Kalenderen skal være hurtig at forstå

Virksomhedens kalender er ofte den del af bookingsystemet, der bliver brugt mest.

Derfor skal det være muligt hurtigt at se:

• hvem der kommer i dag,

• hvilken behandling kunden har booket,

• hvilken medarbejder bookingen tilhører,

• hvor der er ledige tider,

• og hvor der eventuelt er blokeringer, pauser eller fravær.

Hvis medarbejderne hele tiden skal klikke ind og ud af bookinger for at forstå kalenderen, bliver systemet langsomt at arbejde i.

Et godt kalenderdesign handler derfor ikke om at vise mest mulig information på én gang. Det handler om at vise den rigtige information på det rigtige tidspunkt.

3. Det skal fungere godt på mobilen

En frisør, kosmetolog, massør eller behandler sidder ikke nødvendigvis foran en computer hele dagen.

Det er derfor en stor fordel, hvis medarbejdere kan håndtere de vigtigste opgaver fra mobilen. Det kan eksempelvis være at:

• se dagens kalender,

• oprette en booking,

• flytte eller aflyse en tid,

• finde en kunde,

• se notifikationer,

• og kontrollere ledige tider.

Kundens bookingflow skal naturligvis også være mobilvenligt. For mange kunder vil telefonen være den primære vej til bookinglinket fra eksempelvis Google, Instagram eller virksomhedens hjemmeside.

4. Medarbejdere og arbejdstider skal kunne styres fleksibelt

Et godt bookingsystem skal forstå, at en virksomhed sjældent arbejder efter én fælles kalender.

En salon kan eksempelvis have tre medarbejdere, hvor:

• én kun arbejder fire dage om ugen,

• én ikke udfører alle behandlinger,

• én har andre pauser og arbejdstider,

• og alle tre har ferie på forskellige tidspunkter.

Systemet bør kunne tage højde for den enkelte medarbejders:

• arbejdstider,

• services,

• pauser,

• ferie og fravær,

• bookingregler,

• og kalender.

Det bliver endnu vigtigere, hvis virksomheden arbejder med rum, maskiner eller andre ressourcer, der også påvirker, hvornår en behandling kan udføres.

5. Gentagne opgaver bør kunne automatiseres

Et bookingsystem skal først for alvor spare tid, når det overtager de opgaver, der ellers skulle udføres igen og igen.

Det kan eksempelvis være:

• bookingbekræftelser,

• SMS- og emailpåmindelser,

• besked om ændret tid,

• aflysningsbekræftelser,

• venteliste eller synliggørelse af afbudstider,

• og opfølgning på kunder.

Det betyder ikke, at alt skal automatiseres. Kunden skal stadig kunne få personlig kontakt, når der er behov for det.

Men medarbejderen bør ikke bruge tid på manuelt at sende den samme type besked til 20 kunder hver dag, hvis systemet kan gøre det automatisk.

6. Kundekartoteket skal give et reelt overblik

En booking er knyttet til en kunde. Derfor bør et godt bookingsystem også gøre det nemt at forstå kundens historik.

Et brugbart kundekartotek kan blandt andet samle:

• kontaktoplysninger,

• tidligere bookinger,

• kommende bookinger,

• noter,

• køb,

• gavekort eller klippekort,

• og relevante samtykker.

Hvilke oplysninger der er relevante, afhænger af branchen.

For en frisør kan det være tidligere behandlinger. For en massør kan det være klippekort og klienthistorik. For en kosmetisk klinik kan bookinghistorikken være tæt forbundet med journal og behandlingsforløb.

Det vigtigste er, at medarbejderen ikke skal lede i flere forskellige systemer for at forstå kunden.

7. Betaling skal passe til virksomhedens forretning

Ikke alle virksomheder tager imod betaling på samme måde.

Et godt bookingsystem bør derfor give mulighed for et betalingsflow, der passer til virksomhedens ydelser.

Det kan eksempelvis være:

• betaling i klinikken efter behandlingen,

• depositum ved booking,

• fuld forudbetaling,

• betalingslink,

• gavekort,

• eller klippekort.

Ved dyrere eller længere behandlinger kan depositum være relevant, fordi et sent afbud ellers kan efterlade et stort hul i kalenderen.

Hvis virksomheden også sælger produkter eller tager imod betaling fysisk, kan det være en fordel, at booking og POS hænger sammen.

På den måde kan salg og behandlinger knyttes til samme kunde i stedet for at ligge i helt separate systemer.

8. Systemet skal passe til branchen

Et generelt bookingsystem kan være godt til mange virksomheder. Men der er stor forskel på, hvad forskellige brancher har brug for.

Det er derfor et vigtigt kvalitetskriterium, om systemet kan håndtere de arbejdsgange, der findes i netop din branche.

Frisører

En frisørsalon kan blandt andet have behov for forskellige behandlingstider, flere medarbejdere, tillægsydelser, gavekort, produktsalg og POS.

Se bookingsystem til frisører.

Kosmetologer og skønhedssaloner

Her kan kundehistorik, behandlingsforløb, gavekort, klippekort, produkter og genbooking spille en stor rolle.

Se bookingsystem til kosmetologer.

Massører og behandlere

En soloselvstændig behandler kan have behov for et meget enkelt flow, mens en større klinik kan have flere behandlere, klippekort, journalføring og mere avanceret kundeadministration.

Se bookingsystem til massører og bookingsystem til behandlere.

Kosmetiske klinikker

Kosmetiske klinikker har ofte behov, der går ud over kalenderen. Det kan blandt andet være journalføring, billeder, samtykker, forskellige medarbejderroller, betaling og dokumentation af behandlingsforløb.

Her bør bookingsystemet vurderes som en del af klinikkens samlede arbejdsgang.

Se bookingsystem til kosmetiske klinikker.

9. Journalføring skal kunne hænge sammen med bookingen, når det er relevant

Ikke alle virksomheder har brug for et journalsystem. For en almindelig frisørsalon vil det ofte være overflødigt.

For behandlere og klinikker kan situationen være helt anderledes.

Hvis medarbejderen efter en booking skal dokumentere et behandlingsforløb, kan det være en fordel, at booking, kunde og journal hænger sammen.

Det kan eksempelvis gøre det lettere at gå direkte fra dagens kalender til den relevante kundes historik.

Et digitalt journalsystem kan blandt andet være relevant, hvis virksomheden arbejder med journalnotater, samtykker, billeder eller strukturerede journalskabeloner.

Et godt bookingsystem behøver altså ikke have journalføring for at være godt. Men hvis din branche har behov for det, bør løsningen kunne understøtte arbejdsgangen ordentligt.

10. Data skal kunne bruges – og helst ikke låses fast

Virksomhedens kunder og bookinger er vigtige data.

Derfor bør du undersøge, hvordan systemet håndterer:

• dataimport,

• dataeksport,

• integrationer,

• regnskabsdata,

• kundedata,

• og systemskift.

Det er let at fokusere på funktionerne den dag, du vælger system. Men et godt system bør også gøre det muligt at komme videre senere.

Hvis du allerede bruger et andet bookingsystem, bør du derfor spørge, om eksisterende kunder og kommende bookinger kan flyttes med.

For klinikker kan det desuden være relevant at undersøge mulighederne for at flytte journaldata og samtykker.

11. Sikkerhed og brugerrettigheder skal passe til dataene

Et bookingsystem håndterer personoplysninger. Derfor bør adgang til systemet ikke være en eftertanke.

Et system med flere medarbejdere bør kunne håndtere, at forskellige roller kan have forskellige behov.

En receptionist har eksempelvis ikke nødvendigvis brug for præcis den samme adgang som en ejer eller behandler.

Det er særligt vigtigt i virksomheder, der håndterer mere følsomme oplysninger eller journaldata.

Du bør derfor undersøge:

• hvordan medarbejderadgange oprettes,

• om rettigheder kan begrænses,

• hvordan adgangskoder og login håndteres,

• og hvordan leverandøren arbejder med databeskyttelse.

12. Du skal kunne få hjælp fra rigtige mennesker

Et bookingsystem er ikke bare endnu en app, hvis hele kalenderen og kundestrømmen afhænger af det.

Derfor er kundeservice et vigtigt kendetegn ved et godt bookingsystem.

Hvis noget ikke fungerer, bør du vide, hvor du kan få hjælp. Det gælder især, når du:

• skal sætte systemet op første gang,

• flytter fra et andet bookingsystem,

• tilføjer medarbejdere,

• ændrer bookingflowet,

• har spørgsmål til en funktion,

• eller oplever et problem midt i arbejdsdagen.

Guides og hjælpecentre er nyttige, men de erstatter ikke altid et menneske, der kan forstå den konkrete situation.

Det er derfor værd at undersøge, om leverandøren tilbyder personlig kundeservice på telefon eller email, og om supporten er en normal del af løsningen.

Et godt bookingsystem skal kunne vokse med virksomheden

Det system, der passer perfekt til en soloselvstændig i dag, skal måske håndtere fire medarbejdere om to år.

Du behøver ikke købe en stor enterprise-løsning fra starten. Men du bør vide, hvad der sker, når virksomheden vokser.

Undersøg eksempelvis:

• Kan jeg tilføje flere medarbejdere?

• Kan jeg åbne flere lokationer?

• Kan jeg tilføje nye funktioner senere?

• Kan medarbejdere få forskellige rettigheder?

• Kan systemet håndtere flere kunder og bookinger uden at gøre hverdagen mere kompliceret?

Et godt system skal ikke nødvendigvis kunne alt fra første dag. Det skal give en realistisk vej videre, når behovene ændrer sig.

Hvad er ikke nødvendigvis tegn på et godt bookingsystem?

Nogle ting lyder imponerende på en funktionsliste, men er ikke automatisk tegn på kvalitet.

Flest mulige funktioner

100 funktioner er ikke bedre end 30, hvis de vigtigste opgaver er svære at udføre.

Brugervenlighed og sammenhæng mellem funktionerne er ofte vigtigere end antallet.

Den laveste pris

Et billigt bookingsystem kan være det rigtige valg. Men prisen bør vurderes sammen med funktioner, SMS, betaling, medarbejdere, support og eventuelle ekstra systemer.

Læs vores guide til hvad et bookingsystem koster.

Det system flest andre bruger

Et populært system kan være godt, men popularitet fortæller ikke nødvendigvis, om løsningen passer til din konkrete arbejdsgang.

En kosmetisk klinik og en soloselvstændig frisør kan have meget forskellige krav.

Et flot bookingflow alene

Kundens bookingoplevelse er vigtig, men medarbejderne skal også arbejde i systemet hver dag.

Et system bør derfor vurderes fra begge sider:

• Er det nemt for kunden at booke?

• Er det nemt for virksomheden at drive kalenderen bagefter?

Sådan tester du et bookingsystem før du vælger

En funktionsliste fortæller kun en del af historien. Hvis muligt bør du selv teste de arbejdsgange, du bruger mest.

Hvis et system ser godt ud i en præsentation, men gør de almindelige hverdagsopgaver unødigt langsomme, er det værd at opdage før et systemskift.

Hvilke funktioner er vigtigst for en lille virksomhed?

En mindre virksomhed behøver ikke nødvendigvis alt på listen.

For en soloselvstændig frisør, kosmetolog, massør eller behandler vil de vigtigste funktioner ofte være:

• online booking,

• en god kalender,

• bookinglink,

• kundekartotek,

• automatiske bekræftelser og påmindelser,

• nem håndtering fra mobilen,

• og adgang til hjælp, hvis noget går galt.

Derefter kan funktioner som betaling, gavekort, klippekort, journal og marketing tilføjes efter behov.

Hvilke funktioner er vigtigst for en større klinik eller salon?

Når virksomheden får flere medarbejdere, bliver administrationen mere kompleks.

Her bør man typisk lægge ekstra vægt på:

• medarbejderkalendere,

• individuelle arbejdstider,

• brugerrettigheder,

• betaling og POS,

• rapportering,

• flere lokationer,

• automatisering,

• og branchefunktioner som journalføring.

Jo større virksomheden bliver, desto vigtigere er det, at systemet skaber ét fælles overblik frem for blot at være en kalender.

Hvordan vurderer man brugervenlighed?

“Brugervenligt” står på mange hjemmesider, men ordet er svært at vurdere uden at prøve systemet.

En mere konkret test er at spørge:

• Kan en ny medarbejder forstå kalenderen uden lang oplæring?

• Kan de mest almindelige opgaver klares med få handlinger?

• Er de vigtigste oplysninger synlige, når man har brug for dem?

• Er fejl svære at lave og nemme at rette?

• Kan systemet bruges på både computer og mobil?

Hvis svaret er ja, er det et langt bedre tegn på brugervenlighed end en lang liste af funktioner.

Hvordan passer Bahlou ind i de kriterier?

Bahlou er bygget til klinikker, saloner og behandlere og samler flere af de områder, der er gennemgået i denne guide.

Det omfatter blandt andet online booking, kalender, medarbejdere, kundedata, automatiske påmindelser, betaling, POS og – for virksomheder der har behov for det – journalføring.

Bahlou har også en Partner App, så kalender, bookinger og kunder kan håndteres fra mobilen. Ved systemskift hjælper Bahlou med dataimport, opsætning og onboarding.

Derudover får kunder adgang til personlig kundeservice på telefon og email, så hjælpen ikke kun består af guides eller automatiske svar.

Du kan se mere om Bahlous bookingsystem eller læse vores mere klinikspecifikke guide til hvordan du vælger det bedste bookingsystem til din klinik.

Ofte stillede spørgsmål om gode bookingsystemer

Hvad skal et godt bookingsystem kunne?

Som minimum bør et godt bookingsystem gøre online booking enkelt, give et tydeligt kalenderoverblik og gøre det nemt at håndtere kunder og aftaler. Derudover afhænger de vigtigste funktioner af branche, antal medarbejdere og virksomhedens arbejdsgange.

Hvad er det vigtigste i et bookingsystem?

Det vigtigste er, at systemet gør hverdagen lettere for både kunden og virksomheden. Hvis kunder nemt kan booke, og medarbejderne hurtigt kan håndtere kalenderen, har systemet løst sin vigtigste opgave.

Skal et godt bookingsystem have en app?

Ikke nødvendigvis, men mobil adgang er en stor fordel i virksomheder, hvor medarbejderne ikke sidder foran en computer. Det afgørende er, at de vigtigste opgaver kan løses nemt fra mobilen.

Skal et bookingsystem have kundekartotek?

For de fleste servicevirksomheder er et kundekartotek en vigtig funktion, fordi det samler kontaktoplysninger og bookinghistorik. Mere avancerede virksomheder kan have behov for yderligere kunde-, betalings- eller journaldata.

Er kundeservice vigtigt, når man vælger bookingsystem?

Ja, især hvis systemet er centralt for den daglige drift. Muligheden for at få hjælp fra rigtige mennesker kan være vigtig ved opsætning, systemskift, fejl og spørgsmål til funktioner.

Er det bedste bookingsystem også det dyreste?

Nej. Det bedste system er det, der passer til virksomhedens behov og arbejdsgange. Et dyrere system kan være unødvendigt for en soloselvstændig, mens en billig basisløsning kan være for begrænset til en større klinik.

Kan man skifte bookingsystem senere?

Ja. Derfor er det en god idé allerede fra starten at undersøge mulighederne for dataeksport og dataimport, så kunder og kommende bookinger ikke bliver unødigt svære at flytte.

Konklusion: Et godt bookingsystem skal gøre hverdagen enklere

Et godt bookingsystem kendetegnes ikke af én bestemt funktion.

Det kendetegnes af, at de vigtigste dele fungerer sammen:

• Kunden kan nemt booke.

• Medarbejderne kan hurtigt forstå kalenderen.

• Gentagne opgaver bliver automatiseret.

• Kundedata er samlet og tilgængelige.

• Betaling og branchefunktioner passer til virksomheden.

• Systemet kan vokse med behovene.

• Og der er mennesker at få hjælp fra, når det er nødvendigt.

Det bedste valg er derfor ikke nødvendigvis systemet med flest funktioner eller den laveste pris. Det er det system, der fjerner mest unødvendigt arbejde og samtidig giver kunderne en enkel vej fra behov til færdig booking.

Vil du se, hvordan Bahlou arbejder med de områder? Se Bahlous bookingsystem, eller book en gennemgang og vurder selv, om løsningen passer til din virksomhed.