Hvad koster et bookingsystem? Priser og funktioner forklaret

Kort fortalt: Et bookingsystem kan koste alt fra 0 kr. til flere hundrede kroner om måneden – og i større virksomheder mere end det. Den reelle pris afhænger især af, hvordan leverandøren tager betaling, hvor mange medarbejdere eller kalendere du har, og hvilke funktioner der er inkluderet.

Det betyder, at den billigste månedspris ikke nødvendigvis er det billigste valg. Et system til 150 kr. om måneden kan blive dyrere, hvis du efterfølgende skal betale ekstra for SMS, journal, kassesystem, betaling, gavekort eller flere medarbejdere. Omvendt kan en dyrere pakke være billigere samlet, hvis de funktioner, du faktisk bruger, allerede er inkluderet.

I denne guide gennemgår vi, hvad et bookingsystem typisk koster, hvilke prismodeller du møder, hvilke ekstraudgifter du skal være opmærksom på, og hvordan du sammenligner priser på en måde, der giver mening for din virksomhed.

Hvad koster et bookingsystem?

Der findes ikke én standardpris på et bookingsystem. På det danske marked findes både gratis løsninger, billige løsninger til soloselvstændige og mere komplette systemer til saloner, behandlere og klinikker med flere medarbejdere.

Som en praktisk tommelfingerregel kan markedet deles op sådan:

Prisniveauerne er kun vejledende. Den vigtigste forskel mellem systemerne er nemlig ikke kun beløbet – men hvad prisen beregnes ud fra.

Hvorfor er det svært at sammenligne priser på bookingsystemer?

To bookingsystemer kan begge annoncere med en pris på eksempelvis 200 kr. om måneden, men være bygget op på helt forskellige måder.

Det ene system kan tage betaling pr. medarbejder. Det andet kan tage betaling pr. kalender. Et tredje kan have en fast pris for op til fem kalendere. Et fjerde kan være gratis at bruge, men have højere omkostninger på betalinger eller tilkøb.

Derfor bør du ikke kun spørge:

“Hvad koster systemet om måneden?”

Du bør i stedet spørge:

“Hvad kommer systemet samlet til at koste med det setup og de funktioner, min virksomhed har brug for?”

Det er den pris, der er relevant.

De mest almindelige prismodeller

Pris pr. medarbejder

Her betaler virksomheden et bestemt beløb for hver medarbejder eller behandler, der skal have sin egen kalender eller kunne bookes af kunderne.

Modellen er nem at forstå og skalerer med virksomheden. En soloselvstændig betaler for én medarbejder, mens en klinik med fem behandlere betaler for fem.

Det er dog vigtigt at undersøge, hvad leverandøren mener med en medarbejder. Nogle systemer tager betaling for alle brugere med adgang til systemet, mens andre kun tager betaling for bookbare kalendere.

Pris pr. kalender

Nogle bookingsystemer beregner prisen efter antallet af kalendere.

Det lyder næsten som det samme som pris pr. medarbejder, men det er ikke altid tilfældet. En virksomhed kan eksempelvis have ressourcer, behandlingsrum eller maskiner, der også kræver deres egen kalender.

Derfor bør du undersøge, om en ekstra kalender automatisk giver en ekstra omkostning.

Fast pris for en pakke

Andre leverandører arbejder med pakker som Solo, Standard, Premium eller Pro.

En pakke kan eksempelvis inkludere én kalender, mens næste pakke inkluderer fem. Fordelen er, at virksomheden kender sin faste månedlige pris. Ulempen kan være, at man skal opgradere en hel pakke for at få adgang til én bestemt funktion eller en ekstra kalender.

Gratis bookingsystem

Nogle systemer tilbyder en gratis plan. Det kan være attraktivt, hvis du er nystartet eller kun har brug for meget simpel online booking.

Men “gratis” betyder ikke nødvendigvis, at hele løsningen er uden omkostninger. Der kan stadig være betaling for eksempelvis:

• SMS-beskeder

• online betaling

• betalingsterminal

• markedsføring

• gavekort

• avancerede funktioner

• flere brugere eller medarbejdere

Et gratis bookingsystem kan derfor være en god løsning til et meget enkelt behov, men det bør vurderes på samme måde som en betalt løsning: Hvad kommer du faktisk til at bruge, og hvad koster det samlet?

Hvilke funktioner påvirker prisen?

Jo mere et bookingsystem skal kunne ud over selve kalenderen, desto vigtigere bliver det at se på pakkens indhold.

Online booking

Online booking er kernefunktionen i et moderne bookingsystem. Kunden skal kunne vælge ydelse, tid og eventuelt medarbejder fra et bookinglink eller virksomhedens hjemmeside.

I nogle løsninger er online booking inkluderet i grundpakken. I andre kan bestemte bookingfunktioner eller avancerede regler være en del af en dyrere plan.

Læs også vores guide til hvad et bookingsystem er, og hvordan online booking fungerer.

Antal medarbejdere og kalendere

Det er ofte en af de største prisfaktorer.

Hvis du driver virksomhed alene, er forskellen mellem to prismodeller måske lille. Har du derimod fem, ti eller tyve medarbejdere, kan prisen udvikle sig meget forskelligt afhængigt af systemets struktur.

En salon bør derfor altid beregne prisen ud fra det faktiske antal medarbejdere – ikke kun ud fra den annoncerede startpris.

SMS-påmindelser

Automatiske SMS-påmindelser kan hjælpe med at få kunder til at huske deres aftaler, men SMS er ikke nødvendigvis inkluderet i abonnementet.

Nogle leverandører inkluderer beskeder i bestemte pakker, mens andre afregner hver SMS separat. Hvis din virksomhed har mange bookinger hver måned, kan en lille pris pr. besked blive en mærkbar del af den samlede systemomkostning.

Se derfor både på abonnementsprisen og på prisen for den kommunikation, du forventer at sende.

Email og marketing

Bookingbekræftelser på email er ofte en standardfunktion, mens nyhedsbreve, automatiske marketingflows og kundesegmenter typisk hører til mere avancerede løsninger.

Hvis du ellers skulle bruge et separat mailsystem, bør du tage den omkostning med i sammenligningen.

Online betaling og depositum

Hvis kunder kan betale eller lægge depositum ved booking, kan der være transaktionsomkostninger ud over selve abonnementet.

Her er det vigtigt at skelne mellem:

• prisen for selve bookingsystemet,

• eventuelt betalingsmodul,

• betalingsgateway,

• indløsnings- eller transaktionsgebyrer.

Det betyder, at et system med “online betaling inkluderet” stadig kan have betalingsgebyrer, når kunden gennemfører en transaktion.

Kassesystem og POS

For frisører, kosmetologer, skønhedssaloner og klinikker kan det være relevant at samle booking og fysisk betaling.

Et integreret kassesystem og POS kan gøre det lettere at koble behandlinger, produkter og betalinger til kunden. Hvis POS ellers skal købes hos en separat leverandør, bør du sammenligne den samlede pris på begge setup.

Journalføring

For mange behandlere og især kosmetiske klinikker er journalføring en central del af hverdagen.

Et simpelt bookingsystem har ikke nødvendigvis et egentligt journalsystem. Hvis du har behov for journalnotater, behandlingshistorik, billeder, samtykker eller journalskabeloner, skal du derfor undersøge, om funktionen er inkluderet, kan tilkøbes eller kræver et separat system.

Du kan læse mere om journalsystem og digital journalføring i Bahlou.

Gavekort og klippekort

Gavekort og klippekort kan enten være inkluderet i abonnementet eller ligge i en højere pakke.

For en massør, kosmetolog eller klinik med behandlingsforløb kan den funktion være vigtig nok til, at det ikke giver mening kun at sammenligne de billigste grundpakker.

Regnskabsintegration

Integration til regnskabssystemer kan reducere manuelt arbejde omkring salg og bogføring. Nogle systemer inkluderer integrationerne, mens andre tager betaling for dem eller kræver tredjepartsløsninger.

Flere afdelinger

Hvis virksomheden har flere lokationer, bør du undersøge, om de kan samles under samme konto, og om hver afdeling giver en ekstra månedlig omkostning.

Hvilke ekstra omkostninger bør du undersøge?

Når du sammenligner bookingsystemer, bør du altid se ud over den store pris, der står på prissiden.

Det er især relevant, hvis du skifter fra et eksisterende system. En lav månedspris kan hurtigt blive mindre interessant, hvis opsætning og dataflytning kræver meget manuelt arbejde.

Hvad koster et bookingsystem til forskellige typer virksomheder?

Behovet er ikke det samme for alle brancher. Derfor bør pris vurderes ud fra, hvad virksomheden rent faktisk har brug for.

Frisør og barbershop

En soloselvstændig frisør har ofte behov for online booking, kalender, kundekartotek og påmindelser. En større salon kan desuden have brug for flere medarbejderkalendere, POS, lager, gavekort, rapportering og rettigheder.

Derfor vil prisen typisk stige i takt med antallet af medarbejdere og de funktioner, der skal samles i systemet.

Se også bookingsystem til frisører.

Kosmetolog og skønhedssalon

For kosmetologer kan klippekort, behandlingsforløb, gavekort, produktbetaling og genbooking være relevante funktioner. Et system, der kun løser kalenderen, kan derfor blive billigt på papiret, men kræve flere separate værktøjer ved siden af.

Se bookingsystem til kosmetologer.

Massør og selvstændig behandler

En soloselvstændig massør eller behandler kan ofte starte med en relativt enkel løsning. Her bør fokus være på en god bookingoplevelse, kalender, kundehistorik og automatiske beskeder.

Hvis virksomheden senere får medarbejdere, klippekort eller behov for journalføring, er det værd at undersøge, hvad en opgradering vil koste.

Læs mere om bookingsystem til massører og bookingsystem til behandlere.

Kosmetisk klinik

En kosmetisk klinik har ofte flere krav end en almindelig bookingkalender kan løse. Der kan blandt andet være behov for medarbejderstyring, journal, billeder, behandlingshistorik, samtykker, POS, betaling, rapportering og forskellige brugerrettigheder.

Derfor bør klinikken sammenligne prisen på den samlede løsning med alternativet, hvor booking, journal, betaling og marketing ligger i flere forskellige systemer.

Se bookingsystem til kosmetiske klinikker.

Hvad koster Bahlou?

Bahlou arbejder med en pris pr. medarbejder, så prisen følger størrelsen på virksomheden.

De aktuelle standardpakker er:

Ved årlig betaling giver Bahlou aktuelt to måneder gratis. Du kan altid se de opdaterede pakker og vilkår på Bahlous prisside.

Eksempel: Hvad koster Bahlou med flere medarbejdere?

Fordi standardpakkerne beregnes pr. medarbejder, er det let at få et første overblik over abonnementsprisen:

Eksemplerne viser abonnementsprisen ud fra de aktuelle standardpriser. Hvis du bruger betalingsløsninger, SMS eller andre forbrugsbaserede tjenester, bør de relevante omkostninger altid regnes med i den samlede pris.

Er et billigt bookingsystem altid billigst?

Nej. Det afhænger af, hvad virksomheden ellers skal købe eller bruge tid på.

Forestil dig to løsninger:

System A koster 149 kr. om måneden og løser primært booking og kalender.

System B koster 239 kr. om måneden, men indeholder også funktioner, som virksomheden ellers skulle have gennem separate løsninger.

System A er billigst, hvis du kun har brug for booking. System B kan være billigst, hvis du alligevel har behov for flere af funktionerne.

Det samme gælder arbejdstid. Hvis et billigere system skaber mere manuel administration, bør tiden også indgå i vurderingen.

Prisen på software bør derfor ses i forhold til:

• hvor mange systemer den erstatter,

• hvor meget administration den automatiserer,

• hvor mange medarbejdere der bruger den,

• og hvilke funktioner virksomheden faktisk har behov for.

Hvad skal du sammenligne ud over prisen?

Når to systemer ligger tæt i pris, er det ofte de praktiske forskelle, der bør afgøre valget.

Undersøg blandt andet:

• Hvor nemt er det for kunden at booke fra mobilen?

• Hvor hurtigt kan medarbejderne forstå kalenderen?

• Kan hver medarbejder have egne arbejdstider og ydelser?

• Kan du styre afbud, pauser og bookingregler?

• Kan systemet vokse med flere medarbejdere eller lokationer?

• Kan kunder og historik flyttes med, hvis du allerede bruger et andet system?

• Er support inkluderet?

• Er de branchefunktioner, du faktisk bruger, en del af løsningen?

Et bookingsystem bliver brugt hver dag. Derfor er forskellen på 50 eller 100 kr. om måneden ikke nødvendigvis den vigtigste forskel, hvis ét system sparer virksomheden væsentligt mere tid eller passer bedre til arbejdsgangen.

Sådan beregner du den reelle pris på et bookingsystem

En enkel metode er at lave regnestykket over 12 måneder.

Tag udgangspunkt i:

1. Grundabonnement pr. måned

2. Antal medarbejdere eller kalendere

3. SMS-forbrug

4. Betalings- og transaktionsomkostninger

5. Eventuelle tilkøbsmoduler

6. Integrationer

7. Opsætning eller dataimport

Derefter kan du sammenligne den samlede årlige omkostning mellem løsningerne.

Det giver et langt mere retvisende billede end kun at sammenligne den laveste pris på leverandørernes hjemmesider.

Ofte stillede spørgsmål om priser på bookingsystemer

Kan man få et gratis bookingsystem?

Ja. Der findes bookingsystemer med gratis planer. De kan være gode til meget simple behov, men du bør undersøge begrænsninger, ekstra funktioner og eventuelle forbrugsomkostninger.

Hvad koster et bookingsystem for én person?

Det afhænger af systemet. På markedet findes både gratis løsninger og betalte pakker fra omkring hundrede kroner om måneden og opefter. Det afgørende er, hvilke funktioner der følger med prisen.

Koster flere medarbejdere ekstra?

Ofte ja. Mange systemer tager betaling pr. medarbejder eller kalender, mens andre inkluderer flere medarbejdere i en bestemt pakke. Derfor bør du altid beregne prisen ud fra dit faktiske team.

Er SMS inkluderet i prisen?

Det varierer. Nogle systemer inkluderer et antal beskeder eller SMS-påmindelser i abonnementet, mens andre afregner SMS efter forbrug.

Koster online booking ekstra?

I mange bookingsystemer er online booking en del af grundproduktet, men det varierer, hvilke funktioner omkring bookingflow, betaling og avancerede regler der er inkluderet.

Hvad koster et bookingsystem til en klinik?

Prisen afhænger især af antallet af behandlere og behovet for funktioner som journalføring, betaling, POS, samtykker, rapportering og integrationer. Derfor bør en klinik sammenligne hele systempakken frem for kun bookingmodulet.

Skal jeg vælge det billigste bookingsystem?

Kun hvis det også dækker virksomhedens behov. En lav pris er en fordel, hvis du ikke mangler funktioner eller skal supplere med andre systemer. Ellers kan en lidt dyrere samlet løsning være billigere i praksis.

Opsummering: Se på den samlede pris – ikke kun månedsprisen

Prisen på et bookingsystem afhænger af langt mere end det beløb, der står øverst på prissiden.

Når du sammenligner systemer, bør du især se på:

• prismodellen,

• antal medarbejdere og kalendere,

• hvilke funktioner der er inkluderet,

• SMS og betalingsomkostninger,

• eventuelle tilkøb,

• og hvor mange separate systemer du ellers har brug for.

For en soloselvstændig kan et enkelt bookingsystem være den rigtige løsning. For en kosmetisk klinik, frisørsalon eller større behandlerforretning kan det give mere mening at samle booking, kunder, betaling, journal og andre funktioner i én platform.

Vil du se, hvad Bahlou koster til netop dit setup? Se de aktuelle priser og pakker, eller læs mere om Bahlous bookingsystem.