Hvad er et bookingsystem? Komplet guide til online booking

Kort fortalt: Et bookingsystem er en digital løsning, der hjælper en virksomhed med at håndtere tidsbestilling, kalender, kunder og den administration, der følger med en aftale. Med online booking kan kunden selv vælge en ydelse, en ledig tid og eventuelt en medarbejder – uden at virksomheden først skal svare på telefon, SMS eller sociale medier.

For en mindre virksomhed kan et bookingsystem være en enkel bookingkalender. For en klinik, salon eller behandler kan det være centrum for en langt større del af driften med medarbejderkalendere, kundekartotek, automatiske påmindelser, betaling, depositum, journalføring, gavekort, klippekort og rapporter.

I denne guide gennemgår vi, hvad et bookingsystem er, hvordan online booking fungerer, hvilke funktioner du bør kende, og hvorfor behovene er forskellige for eksempelvis frisører, kosmetologer, behandlere og kosmetiske klinikker.

Hvad er et bookingsystem?

Et bookingsystem er software, der organiserer aftaler mellem en virksomhed og dens kunder. Systemet holder styr på, hvilke tider der er ledige, hvilke ydelser der kan bookes, hvor lang tid de varer, hvem der kan udføre dem, og hvornår medarbejdere eller ressourcer er tilgængelige.

Et moderne bookingsystem består typisk af to sider:

• Kundens bookingside: Her kan kunden se ydelser, priser og ledige tider og selv gennemføre en booking.

• Virksomhedens administrationssystem: Her kan virksomheden styre kalender, medarbejdere, kunder, arbejdstider, bookinger og andre dele af driften.

Det betyder, at et bookingsystem ikke kun er en kalender. Kalenderen er én del af systemet, mens bookingsystemet binder kundens tidsbestilling sammen med virksomhedens arbejdsgange.

Hvis du vil se et konkret eksempel, kan du læse mere om Bahlous bookingsystem til klinikker, behandlere og skønhedsbranchen.

Hvad er forskellen på et bookingsystem og online booking?

Begreberne bliver ofte brugt som om, de betyder det samme, men der er en nyttig forskel.

Online booking er selve muligheden for, at kunden kan bestille en tid digitalt. Bookingsystemet er den samlede løsning bag bookingen.

Online booking kan derfor ses som den kundevendte del af et bookingsystem. Når kunden booker en tid, skal systemet bagved blandt andet kontrollere tilgængelighed, reservere tiden i kalenderen, knytte bookingen til den rigtige ydelse og medarbejder og sende den nødvendige bekræftelse.

Et fuldt bookingsystem kan samtidig håndtere langt mere end selve tidsbestillingen, eksempelvis kundehistorik, betaling, medarbejderstyring, journaler og rapportering.

Hvordan fungerer online booking i praksis?

Selve bookingoplevelsen skal helst føles enkel for kunden, selv om der sker flere ting i systemet bagved.

1. Virksomheden opretter sine ydelser

Først oprettes de behandlinger, services eller aftaletyper, kunderne skal kunne booke. Hver ydelse kan have sin egen pris, varighed og bookingregler.

En frisør kan eksempelvis have dameklip, herreklip, balayage og farvebehandlinger med forskellig varighed. En klinik kan have konsultationer og behandlinger, mens en massør kan tilbyde 30, 60 og 90 minutters massage.

2. Arbejdstider og tilgængelighed bliver defineret

Virksomheden bestemmer, hvornår tider må bookes. Hvis der er flere medarbejdere, kan de have individuelle arbejdstider, pauser, ferier og forskellige ydelser.

Systemet bruger disse oplysninger til kun at vise tider, der reelt kan bookes.

3. Kunden vælger ydelse, tid og eventuelt medarbejder

Kunden åbner virksomhedens bookinglink fra eksempelvis hjemmesiden, Instagram, Google eller en anden kanal. Her vælger kunden den ønskede ydelse og ser de ledige tider.

I virksomheder med flere medarbejdere kan kunden enten vælge en bestemt behandler eller lade systemet finde en ledig tid.

4. Bookingen lander direkte i kalenderen

Når kunden gennemfører bookingen, reserveres tiden i virksomhedens kalender. Det reducerer behovet for at koordinere samme aftale manuelt på telefon eller besked.

5. Bekræftelser og påmindelser kan sendes automatisk

Et bookingsystem kan sende en bookingbekræftelse med tidspunkt, ydelse og praktisk information. Senere kan kunden modtage en automatisk SMS- eller emailpåmindelse.

Det gør kommunikationen mere ensartet og kan hjælpe virksomheden med at mindske glemte aftaler og manuel opfølgning.

6. Bookingen bliver en del af kundens historik

I mere komplette systemer bliver aftalen samtidig koblet til kundens profil. Virksomheden kan dermed se tidligere og kommende bookinger og – afhængigt af branche og system – også noter, køb, klippekort, betalinger eller journalhistorik.

Hvilke funktioner kan et bookingsystem have?

Der er stor forskel på bookingsystemer. Nogle løser kun kalender og tidsbestilling, mens andre fungerer som en samlet platform til virksomhedens drift.

De mest almindelige funktioner er:

Online booking og bookinglink

Kunden skal kunne booke uden at kontakte virksomheden først. Et bookinglink kan deles på virksomhedens hjemmeside, sociale medier og andre digitale kanaler.

Bookingkalender

Kalenderen viser virksomhedens aftaler og ledige tider. For virksomheder med flere medarbejdere er det vigtigt, at kalenderen kan give et samlet overblik uden at fjerne den enkelte medarbejders eget skema.

Medarbejdere og arbejdstider

Et bookingsystem kan knytte ydelser, arbejdstider, pauser og tilgængelighed til den enkelte medarbejder. Det er særligt relevant for saloner og klinikker, hvor ikke alle medarbejdere udfører de samme behandlinger.

Kundekartotek

Et kundekartotek samler kundens kontaktoplysninger og bookinghistorik. Mere avancerede systemer kan også samle køb, noter, præferencer, klippekort og anden relevant historik.

Bekræftelser og påmindelser

Automatiske SMS- og emailbeskeder kan bruges til bookingbekræftelser, påmindelser, ændringer og aflysninger. Det sparer virksomheden for gentagne manuelle beskeder.

Online betaling og depositum

Nogle virksomheder ønsker betaling eller depositum allerede ved booking. Det kan være relevant ved længere behandlinger, dyre ydelser eller tider, hvor et sent afbud efterlader et stort hul i kalenderen.

Kassesystem og POS

Hvis virksomheden også tager imod betaling fysisk, kan det være en fordel, at booking og kasse hænger sammen. På den måde kan behandlinger, produkter og betalinger knyttes til samme kunde og samme drift. Se eksempelvis online POS og kassesystem i Bahlou.

Gavekort og klippekort

For virksomheder med mange genbesøg kan gavekort, klippekort eller behandlingsforløb være en naturlig del af bookingsystemet. Det gælder blandt andet massage, kosmetologi, wellness og andre behandlinger, hvor kunden kommer igen over tid.

Journalføring

For visse klinikker og behandlere er en booking kun starten på arbejdsgangen. Der kan også være behov for journalnotater, samtykker, billeder og behandlingshistorik. I de tilfælde kan det være en fordel, at journalsystemet er koblet direkte til booking og kundekartotek.

Statistik og rapporter

Et bookingsystem kan også give overblik over eksempelvis antal bookinger, populære ydelser, omsætning, medarbejdere, aflysninger og kundeadfærd. Hvor meget rapportering der er nødvendigt, afhænger af virksomhedens størrelse og behov.

Hvad er fordelene ved et online bookingsystem?

Det største formål er ikke nødvendigvis at få flere funktioner. Det er at gøre bookingflowet enklere for både kunden og virksomheden.

Kunder kan booke, når det passer dem

En fysisk telefon har åbningstider. En bookingside har ikke. Kunden kan undersøge ydelser og finde en ledig tid, også når virksomheden er lukket eller medarbejderne er optaget.

Mindre tid på telefon, SMS og beskeder

Hvis en stor del af tidsbestillingen foregår manuelt, bliver der hurtigt brugt tid på beskeder som “Har du en tid tirsdag?”, “Kan jeg komme senere?” og “Hvad har du ledigt i næste uge?”. Online booking flytter en del af det arbejde over til kunden.

Færre fejl i kalenderen

Når kunden vælger blandt de tider, systemet har beregnet som ledige, bliver risikoen for manuelle kalenderfejl mindre. Det er især vigtigt, når flere medarbejdere, behandlinger og arbejdstider skal passe sammen.

Mere ensartet kundeoplevelse

Kunden får samme proces hver gang: vælg ydelse, vælg tid, indtast oplysninger og modtag bekræftelse. Virksomheden behøver ikke forklare bookingreglerne på ny for hver kunde.

Bedre overblik over forretningen

Når bookinger, kunder og eventuelt betalinger ligger i samme system, bliver det lettere at se, hvad der sker i virksomheden. Det er en væsentlig forskel fra en simpel kalender, der kun viser, at der står et navn klokken 14.

Hvilke brancher bruger bookingsystemer?

Bookingsystemer bruges i alle virksomheder, hvor en kunde skal reservere tid, en behandling, en medarbejder eller en ressource. Men et godt system bør passe til den konkrete branche.

Frisører og barbershops

For en frisør handler booking blandt andet om forskellige behandlingstider, medarbejdere, farvebehandlinger, tillægsydelser og travle kalendere. Kunden skal kunne finde den rigtige ydelse og eventuelt vælge sin foretrukne frisør. Læs mere om bookingsystem til frisører og frisørsaloner.

Kosmetologer og hudplejeklinikker

Kosmetologer arbejder ofte med tilbagevendende kunder, behandlingsforløb, produktsalg, klippekort og genbooking. Her kan kundehistorik og sammenhængen mellem booking og den øvrige drift være vigtig. Se bookingsystem til kosmetologer.

Neglesaloner og skønhedsbehandlere

For negleteknikere og skønhedssaloner kan det være vigtigt at håndtere mange behandlingstyper og tilvalg med forskellig varighed. Online booking kan samtidig reducere behovet for tidsbestilling via Instagram og beskeder. Se bookingsystem til negle og skønhed.

Massører og andre behandlere

En soloselvstændig massør har ikke nødvendigvis brug for samme system som en stor klinik. Her kan enkel online booking, påmindelser, klippekort, kundehistorik og mobil adgang være vigtigere end en lang liste af avancerede funktioner. Se bookingsystem til massører og bookingsystem til behandlere.

Kosmetiske klinikker

Kosmetiske klinikker har ofte en mere kompleks arbejdsgang. Ud over online booking kan der være behov for journalføring, samtykker, før- og efterbilleder, produkter, behandlingshistorik, depositum og forskellige adgangsniveauer for medarbejdere. Derfor er det vigtigt at vurdere hele arbejdsgangen – ikke kun bookingkalenderen. Læs mere om bookingsystem til kosmetiske klinikker.

Spa og wellness

Spa- og wellnessvirksomheder kan have flere behandlinger, behandlere, lokaler og gavekort. Her bliver ressource- og kapacitetsstyring ofte en vigtig del af bookingen. Se bookingsystem til spa og wellness.

Er en online kalender det samme som et bookingsystem?

Nej. En almindelig digital kalender kan være nok, hvis virksomheden selv opretter alle aftaler og kun har brug for at se, hvornår den næste kunde kommer.

Et bookingsystem bliver relevant, når kunden selv skal kunne booke, eller når virksomheden har brug for regler og automatisering omkring aftalen.

Forskellen bliver tydelig, hvis du forestiller dig en salon med tre medarbejdere. En kalender kan vise deres aftaler. Et bookingsystem kan derudover vide:

• hvilke behandlinger hver medarbejder udfører,

• hvor lang tid hver behandling tager,

• hvornår medarbejderen arbejder,

• hvilke tider kunden må vælge,

• hvilke pauser og buffere der skal respekteres,

• og hvilken kommunikation kunden skal modtage efter bookingen.

Derfor er “bookingkalender” og “bookingsystem” beslægtede begreber, men de beskriver ikke nødvendigvis den samme løsning.

Hvad skal man kigge efter, når man vælger bookingsystem?

Det bedste bookingsystem er ikke automatisk det system med flest funktioner. Det rigtige valg afhænger af virksomhedens arbejdsgang.

Før du vælger, bør du blandt andet undersøge:

• Kundens bookingoplevelse: Er det hurtigt og nemt at booke fra mobilen?

• Kalenderen: Kan du hurtigt se og ændre dagens aftaler?

• Medarbejdere: Kan hver medarbejder have egne arbejdstider, services og kalender?

• Bookingregler: Kan du styre afbud, varighed, pauser, buffertid og tilgængelighed?

• Kommunikation: Kan systemet sende automatiske bekræftelser og påmindelser?

• Betaling: Har du brug for depositum, online betaling eller POS?

• Kundedata: Får du et brugbart kundekartotek og historik?

• Branchefunktioner: Har din klinik behov for eksempelvis journalføring, samtykker, klippekort eller gavekort?

• Flere lokationer: Kan systemet vokse med virksomheden, hvis du åbner flere afdelinger?

• Support og systemskift: Kan du få hjælp til opsætning og flytning af eksisterende data?

Det er ofte mere værdifuldt at vælge et system, der passer til virksomhedens daglige flow, end et system med mange funktioner, som aldrig bliver brugt.

Hvad med persondata og sikkerhed?

Et bookingsystem håndterer normalt personoplysninger som navn, telefonnummer, email og bookinghistorik. Nogle brancher håndterer desuden mere følsomme oplysninger.

Derfor bør du undersøge, hvordan leverandøren arbejder med databehandling, adgangsstyring, brugerrettigheder og sikker opbevaring. Hvis flere medarbejdere bruger systemet, bør de ikke nødvendigvis have adgang til de samme oplysninger.

For klinikker med journalføring er behovet endnu større, fordi dokumentation og adgang til patient- eller kundeoplysninger skal håndteres mere kontrolleret end en almindelig frisørbooking.

Kan man skifte bookingsystem?

Ja. Et eksisterende kundekartotek eller en fyldt kalender betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden skal blive i det samme system for altid.

Ved et systemskift er de vigtigste spørgsmål typisk, hvilke data der kan eksporteres fra det gamle system, og hvad der kan importeres i det nye. Det kan eksempelvis være kunder, fremtidige bookinger, ydelser og – hvor det er relevant – journaldata eller samtykker.

Inden et skift bør virksomheden også planlægge, hvornår det nye bookinglink går live, hvordan kunderne informeres, og hvordan man undgår at have to aktive bookingkalendere samtidig.

Et godt systemskift handler derfor mindre om at “starte forfra” og mere om at flytte den eksisterende drift så kontrolleret som muligt.

Hvornår giver et bookingsystem mening?

Et bookingsystem giver især mening, hvis du kan genkende én eller flere af disse situationer:

• Du bruger meget tid på at finde ledige tider for kunder.

• En stor del af dine bookinger kommer via telefon, SMS, Instagram eller Messenger.

• Du har flere medarbejdere eller behandlere med forskellige kalendere.

• Kunder glemmer deres tider, fordi påmindelser bliver sendt manuelt eller slet ikke.

• Du har brug for depositum eller betaling i forbindelse med bookingen.

• Du har kundedata spredt ud over kalender, noter og forskellige systemer.

• Du vil gøre det muligt for kunder at booke uden for virksomhedens åbningstid.

Hvis du kun har enkelte aftaler om måneden, kan en almindelig kalender være tilstrækkelig. Men jo flere bookinger, medarbejdere, behandlingstyper og administrative opgaver virksomheden har, desto større bliver værdien af at samle processen i et egentligt bookingsystem.

Bookingsystemet som en del af virksomhedens drift

Den vigtigste udvikling inden for online booking er, at bookingen ikke længere behøver at stå alene.

For en klinik eller salon starter kunderejsen måske med, at kunden finder en behandling på Google eller Instagram. Derefter booker kunden en tid, modtager en påmindelse, møder op, betaler, får eventuelt registreret behandlingsoplysninger og booker måske næste besøg.

Hvis hvert trin foregår i et separat værktøj, skal data og arbejde flyttes mellem flere systemer. Hvis funktionerne hænger sammen, kan bookingen i stedet blive det første trin i et samlet kunde- og driftsflow.

Det er også tanken bag Bahlou: online booking, kalender, kunder, betaling, POS, journal og andre klinikfunktioner kan samles i samme platform. Du kan læse mere om Bahlous bookingsystem og se, hvilke funktioner der passer til din branche.

Ofte stillede spørgsmål om bookingsystemer

Hvad betyder bookingsystem?

Et bookingsystem er en digital løsning til at håndtere aftaler og tidsbestilling. Kunden kan typisk booke en ledig tid online, mens virksomheden styrer kalender, ydelser, medarbejdere og bookingregler fra et administrationssystem.

Hvad er et online bookingsystem?

Et online bookingsystem er et bookingsystem, hvor kunder kan bestille tider digitalt via eksempelvis et bookinglink eller virksomhedens hjemmeside. Bookingen bliver registreret direkte i virksomhedens kalender.

Kan kunder booke døgnet rundt?

Ja. Online booking gør det muligt for kunder at gennemføre en booking, selv når virksomheden er lukket. Systemet viser de tider, som virksomheden har gjort tilgængelige.

Er et bookingsystem kun relevant for store virksomheder?

Nej. En soloselvstændig frisør, kosmetolog, massør eller behandler kan have lige så stor glæde af online booking som en klinik med mange medarbejdere. Behovet for funktioner vil dog være forskelligt.

Kan et bookingsystem sende påmindelser?

Ja, mange bookingsystemer kan sende automatiske SMS- eller emailpåmindelser før aftalen. Funktioner og priser for beskeder varierer fra system til system.

Kan et bookingsystem håndtere betaling?

Nogle bookingsystemer understøtter online betaling, depositum, betalingslinks eller betaling via et integreret kassesystem. Andre løsninger kræver et separat betalingssystem.

Kan bookingsystem og journalsystem være samlet?

Ja. Det kan være relevant for klinikker og behandlere, hvor en booking skal kobles til behandlingshistorik, samtykker eller journalnotater. Her er det vigtigt at vælge en løsning, der er bygget til den type oplysninger, virksomheden håndterer.

Hvilket bookingsystem skal jeg vælge?

Det afhænger af din branche, antallet af medarbejdere og hvilke funktioner du faktisk har brug for. Start med at kortlægge dit bookingflow og vurder derefter blandt andet online booking, kalender, medarbejdere, påmindelser, betaling, kundekartotek, branchefunktioner, support og mulighederne for at skifte system senere.

Opsummering: Et bookingsystem er mere end en kalender

Et bookingsystem gør det muligt at samle kundens tidsbestilling og virksomhedens kalender i ét digitalt flow. Kunden får mulighed for selv at booke, mens virksomheden får bedre kontrol over tider, medarbejdere og administration.

For nogle virksomheder er det nok med online booking og en god kalender. For andre skal bookingen hænge sammen med kundekartotek, betaling, journalføring, gavekort, klippekort og rapportering.

Det vigtigste er derfor ikke at finde det bookingsystem, der kan mest, men det system der passer bedst til den måde, din virksomhed arbejder på.

Driver du klinik, salon eller arbejder du som behandler? Se hvordan Bahlou samler online booking, kalender og klinikdrift i én løsning.