Gratis bookingsystem vs. betalt: Hvad får du egentlig?

Kort fortalt: Et gratis bookingsystem kan være en fin løsning, hvis du driver en lille virksomhed og primært har brug for online booking og en kalender. Et betalt bookingsystem giver typisk flere muligheder omkring medarbejdere, betaling, journalføring, kundedata, gavekort, klippekort, rapportering, integrationer og support.

Det vigtigste spørgsmål er derfor ikke nødvendigvis, om et gratis bookingsystem er “godt nok”. Det er, om det kan understøtte den måde, din virksomhed arbejder på – både nu og når du får flere kunder, medarbejdere eller administrative behov.

I denne guide sammenligner vi gratis og betalte bookingsystemer, ser på de funktioner du typisk får adgang til, og gennemgår hvornår det giver mening at betale for et bookingsystem.

Kan man få et gratis bookingsystem?

Ja. Der findes bookingsystemer, hvor virksomheder kan komme i gang med online booking uden at betale et månedligt abonnement.

En gratis løsning kan typisk være attraktiv for:

• soloselvstændige,

• nystartede virksomheder,

• virksomheder med få bookinger,

• eller virksomheder, der primært har brug for en simpel kalender og et bookinglink.

Det betyder dog ikke, at alle gratis bookingsystemer er ens. Nogle tilbyder en permanent gratis plan med grundlæggende funktioner. Andre giver en gratis prøveperiode, hvorefter du skal vælge en betalt pakke. Nogle løsninger er gratis på selve bookingsiden, men tjener i stedet penge på betalinger, tillægsfunktioner eller andre services.

Derfor er det vigtigt at skelne mellem:

• et permanent gratis bookingsystem,

• en gratis basispakke med betalte tilvalg,

• og en gratis prøveperiode på et betalt system.

De tre modeller kan alle markedsføres som “gratis booking”, men økonomien og funktionerne er forskellige.

Gratis bookingsystem vs. betalt bookingsystem

Den største forskel ligger normalt ikke i muligheden for at modtage en booking. Den ligger i alt det, der skal ske omkring bookingen.

Tabellen er generel. Der findes gratis systemer med flere funktioner og betalte systemer med meget simple pakker. Derfor bør du altid vurdere den konkrete løsning frem for kun at se på, om abonnementet koster 0 kr.

Hvad får du typisk i et gratis bookingsystem?

Et gratis bookingsystem løser ofte de mest grundlæggende behov omkring tidsbestilling.

Online booking

Den vigtigste funktion er normalt, at kunden kan vælge en ledig tid online uden at kontakte virksomheden direkte.

Du får typisk et bookinglink, som kan deles på eksempelvis:

• hjemmesiden,

• Instagram,

• Facebook,

• Google-profilen,

• eller direkte til kunden.

Det kan være nok til at fjerne en stor del af den manuelle tidsbestilling på telefon og beskeder.

En simpel bookingkalender

Gratis løsninger tilbyder typisk en kalender, hvor du kan se kommende bookinger og oprette eller ændre aftaler.

Hvis du arbejder alene og kun har enkelte behandlingstyper, kan det være præcis det, du har brug for.

Ydelser og åbningstider

Du kan normalt oprette de ydelser, kunderne må booke, angive varighed og definere de tidspunkter, hvor du tager imod kunder.

Bookingbekræftelser

Mange løsninger kan sende en bekræftelse, når kunden har booket. Det kan være via email og i nogle tilfælde SMS.

Hvis dine behov stopper omtrent her, kan et gratis bookingsystem være et fornuftigt sted at starte.

Hvor kommer begrænsningerne typisk?

Et gratis system skal finansieres på en eller anden måde. Derfor er det almindeligt, at gratis versioner har begrænsninger eller er koblet til andre indtægtskilder.

Det betyder ikke nødvendigvis, at løsningen er dårlig. Men det betyder, at du bør forstå forretningsmodellen.

Begrænset antal medarbejdere

En gratis plan kan eksempelvis fungere fint til én person, men kræve opgradering, når en ny medarbejder skal have sin egen kalender.

For en frisør, kosmetolog eller massør, der arbejder alene, er det måske irrelevant i dag. Men hvis du forventer at ansætte, bør du undersøge prisen på næste trin.

Begrænset kalenderstyring

En simpel kalender kan håndtere normale bookinger, men mere avancerede virksomheder kan have brug for:

• individuelle arbejdstider,

• forskellige ydelser pr. medarbejder,

• buffertid mellem behandlinger,

• lokaler eller ressourcer,

• flere lokationer,

• eller forskellige bookingregler.

Det er ofte her forskellen mellem en gratis bookingkalender og et mere komplet bookingsystem bliver tydelig.

SMS kan koste ekstra

Selv hvis abonnementet er gratis, kan SMS-beskeder stadig have en pris.

Det giver god mening, fordi selve udsendelsen af en SMS har en ekstern omkostning. Hvis du har mange kunder, bør du derfor undersøge, om beskeder er inkluderet, begrænset eller afregnes efter forbrug.

Betaling og transaktionsgebyrer

Nogle gratis bookingløsninger tjener penge, når kunder betaler gennem systemet.

Hvis du tager imod online betaling eller depositum, bør du derfor undersøge:

• transaktionsgebyret,

• eventuelt betalingsgebyr,

• om du frit kan vælge betalingsleverandør,

• og om bestemte betalingsfunktioner kræver en opgradering.

Et abonnement på 0 kr. kan stadig være den billigste løsning – men det er ikke automatisk tilfældet.

Branding på bookingsiden

Gratis versioner kan have leverandørens logo eller branding tydeligt vist på bookingflowet.

For en nystartet virksomhed er det måske ligegyldigt. For en etableret klinik eller salon kan et mere brandet bookingflow være vigtigere.

Kundeservice, support og onboarding

En af de mest undervurderede forskelle mellem gratis og betalte bookingsystemer er den hjælp, du kan få, når noget ikke fungerer som forventet.

Gratis software er ofte bygget til selvbetjening. Det kan betyde, at du primært skal finde svar i guides, FAQ, hjælpeartikler eller automatiserede supportløsninger.

I et betalt system er der oftere adgang til rigtig kundeservice med mennesker, der kan hjælpe. Det kan være værdifuldt, når du eksempelvis:

• skal sætte systemet korrekt op,

• har spørgsmål til en funktion,

• oplever en fejl eller et problem,

• skal oprette medarbejdere eller kalendere,

• vil flytte kunder og bookinger fra et andet system,

• eller har brug for hjælp til at få systemet til at passe til din arbejdsgang.

For en virksomhed, hvor bookingsystemet er en central del af den daglige drift, kan hurtig adgang til et menneske være mindst lige så vigtig som selve funktionerne.

Hvis du har hundredevis af kunder, kommende bookinger eller flere medarbejdere, kan god kundeservice derfor være en reel del af værdien i et betalt abonnement – og ikke bare en ekstra bonus.

Hvornår er et gratis bookingsystem en god idé?

Gratis er ikke kun relevant, fordi det er billigt. I nogle situationer er det faktisk den mest rationelle løsning.

Du er lige startet

Hvis du netop har startet som frisør, kosmetolog, negletekniker, massør eller behandler, kan det være unødvendigt at betale for en stor platform fra første dag.

Hvis du har få kunder og et simpelt setup, kan gratis online booking give dig mulighed for at komme i gang uden en fast softwareudgift.

Du arbejder alene

En soloselvstændig med én kalender og få ydelser har langt mindre komplekse behov end en klinik med otte behandlere.

Hvis du ikke har brug for medarbejderstyring, journal, POS, avancerede rapporter eller flere afdelinger, kan den gratis løsning være tilstrækkelig.

Du vil teste online booking

Hvis du hidtil har taget imod alle bookinger via telefon eller sociale medier, kan en gratis løsning være en måde at teste, om kunderne tager online booking til sig.

Det vigtigste er bare at sikre, at du senere kan få dine kunder og bookinger med videre, hvis du vælger et andet system.

Hvornår giver et betalt bookingsystem mere mening?

Et betalt system bliver typisk relevant, når booking ikke længere er en isoleret opgave, men en central del af driften.

Du har flere medarbejdere

Når flere personer skal bookes, bliver kalenderen hurtigt mere kompleks.

Du kan få brug for individuelle:

• arbejdstider,

• services,

• pauser,

• adgange,

• notifikationer,

• og kalendere.

Her kan det være værd at betale for en løsning, der er bygget til medarbejderstyring frem for kun tidsbestilling.

Du vil reducere no-shows

Hvis én udeblevet kunde koster flere hundrede eller tusinde kroner i tabt omsætning, kan automatiske påmindelser og depositum hurtigt være mere værd end et månedligt abonnement.

Det samme gælder, hvis du bruger meget tid på selv at sende påmindelser til kunderne.

Du vil tage imod betaling

Forudbetaling, depositum, betalingslinks og betaling i klinikken kan gøre bookingflowet mere effektivt.

Hvis du samtidig sælger produkter, gavekort eller klippekort, kan et integreret kassesystem og POS være mere praktisk end at have booking og betaling i separate løsninger.

Du har behov for journalføring

For behandlere og kosmetiske klinikker kan journalen være lige så vigtig som kalenderen.

Hvis medarbejderen efter bookingen skal registrere behandlingsoplysninger, noter, billeder eller andre journaldata, kan det give mening at samle det med kunden og bookingen i samme løsning.

Læs mere om digitalt journalsystem til klinikker og behandlere.

Du vil have adgang til mennesker, når du har brug for hjælp

Hvis dit bookingsystem er vigtigt for den daglige drift, er det også vigtigt at vide, hvad der sker, når du sidder fast.

Med en betalt løsning får du oftere adgang til kundeservice, hvor rigtige mennesker kan hjælpe med konkrete spørgsmål, opsætning og problemer. Det kan især være værdifuldt for virksomheder, der ikke selv ønsker at bruge tid på teknisk fejlfinding.

God support kan også gøre en stor forskel, når virksomheden vokser, får nye medarbejdere eller skal ændre sin opsætning.

Du bruger flere separate systemer

Det er muligt at have ét system til booking, ét til journal, ét til gavekort, ét til betaling og et femte til marketing.

Men på et tidspunkt kan den billigste enkeltløsning blive den dyreste arbejdsgang.

Du skal ikke kun regne softwarepriser sammen. Du bør også se på:

• tid brugt på dobbeltregistrering,

• data der ligger flere steder,

• flere logins og systemer,

• fejl mellem systemerne,

• og arbejdet med at holde kundedata opdateret.

Gratis er ikke det samme som uden omkostninger

Når du sammenligner gratis og betalt booking, er det nyttigt at skelne mellem pris og omkostning.

Prisen er det beløb, du betaler leverandøren.

Omkostningen er alt det, løsningen samlet koster virksomheden – inklusive tid og ekstra systemer.

Hvis et gratis system løser hele dit behov, er den månedlige besparelse reel.

Hvis du derimod ender med tre ekstra værktøjer og flere timers manuel administration om måneden, bør de omkostninger indgå i regnestykket.

Vil du se nærmere på de samlede udgifter, kan du læse vores guide om hvad et bookingsystem koster.

Hvad betyder gratis for forskellige brancher?

Det rigtige valg afhænger også af branchen.

Frisør

En soloselvstændig frisør med simple behandlinger kan komme langt med en grundlæggende bookingkalender.

Når salonen får flere medarbejdere, bliver funktioner som individuelle kalendere, POS, gavekort, produktbetaling og rapportering mere relevante.

Se mere om bookingsystem til frisører.

Kosmetolog

For en kosmetolog kan gratis booking være en fin start, men klippekort, behandlingsforløb, gavekort, kundehistorik og produktbetaling kan gøre en mere komplet løsning attraktiv.

Se bookingsystem til kosmetologer.

Massør og behandler

En massør, zoneterapeut eller anden soloselvstændig behandler kan have relativt simple bookingbehov. Her kan gratis være nok i lang tid.

Behovet ændrer sig, hvis der kommer flere behandlere, journalføring, klippekort, forsikringsflow eller mere avanceret kundeadministration.

Se bookingsystem til massører eller bookingsystem til behandlere.

Kosmetisk klinik

Her er booking ofte kun én del af systembehovet.

Kosmetiske klinikker kan blandt andet have behov for:

• journalføring,

• samtykker,

• før- og efterbilleder,

• flere medarbejderroller,

• betaling og POS,

• kundehistorik,

• og dokumentation af behandlingsforløb.

Derfor bør en kosmetisk klinik ikke vælge system udelukkende ud fra prisen på online booking.

Se bookingsystem til kosmetiske klinikker.

Gratis bookingsystem eller gratis prøveperiode?

Det er værd at skelne mellem de to.

Et gratis bookingsystem kan bruges uden et løbende abonnement, så længe du holder dig inden for den gratis models vilkår.

En gratis prøveperiode giver adgang til et betalt produkt i en begrænset periode, så du kan teste systemet, inden du beslutter dig.

Fordelen ved en prøveperiode er, at du kan teste det system, du potentielt vil bruge permanent, med de funktioner du faktisk har brug for.

Bahlou er eksempelvis ikke et permanent gratis bookingsystem. Bahlou tilbyder aktuelt en gratis måned uden binding, hvorefter du kan vælge en betalt løsning, hvis systemet passer til din virksomhed.

De aktuelle priser og pakker kan ses på Bahlous prisside.

Hvad får du i et betalt system som Bahlou?

Bahlou er udviklet som en samlet løsning til klinikker, saloner og behandlere frem for som en gratis basis-bookingkalender.

En del af den betalte løsning er også adgang til kundeservice med mennesker, der står klar til at hjælpe. Det gælder både spørgsmål til den daglige brug, opsætning og hjælp, hvis virksomheden skal flytte fra et andet system.

Den aktuelle Starter-pakke koster 179 kr. pr. måned pr. medarbejder og indeholder blandt andet:

• online booking med unikt link,

• bookingkalender,

• partner-app,

• bekræftelser og påmindelser via SMS og email,

• afbudstider og tilbud,

• og kundens mulighed for at ændre eller aflyse booking.

Pro koster aktuelt 239 kr. pr. måned pr. medarbejder og udvider blandt andet med:

• gavekort og klippekort,

• online POS,

• regnskabsintegration,

• journal,

• email marketing,

• og mere detaljeret indsigt.

Pointen er ikke, at alle virksomheder har brug for Pro – eller overhovedet et betalt system. Hvis du kun har behov for en enkel kalender og online booking, bør du ikke betale for funktioner, du ikke bruger.

Men hvis funktionerne erstatter flere separate værktøjer eller sparer administration hver uge, er sammenligningen en anden.

7 spørgsmål før du vælger et gratis bookingsystem

Før du vælger en gratis løsning, bør du kunne svare på disse spørgsmål:

1. Hvor mange medarbejdere skal kunne bookes?

2. Kan jeg oprette alle de ydelser og bookingregler, jeg har brug for?

3. Hvad koster SMS-påmindelser?

4. Hvad koster betalinger eller depositum?

5. Kan jeg eksportere mine kunder og bookinger igen?

6. Hvilke funktioner bliver betalte, når virksomheden vokser?

7. Har jeg brug for andre systemer ved siden af?

Hvis den gratis løsning stadig giver mening efter de spørgsmål, er der ingen grund til at fravælge den alene, fordi den er gratis.

Kan det betale sig at skifte senere?

Ja. Du behøver ikke vælge et system for resten af virksomhedens levetid.

Mange starter simpelt og skifter senere, når behovene ændrer sig.

Det vigtige er at tænke på data fra starten. Undersøg derfor, om du kan eksportere:

• kundekartotek,

• kontaktoplysninger,

• fremtidige bookinger,

• bookinghistorik,

• og andre relevante data.

Hvis du senere vælger Bahlou, kan vi hjælpe med dataimport, opsætning og onboarding afhængigt af dataformatet. Læs mere om at skifte bookingsystem til Bahlou.

Ofte stillede spørgsmål om gratis bookingsystemer

Findes der helt gratis bookingsystemer?

Ja. Der findes systemer, som tilbyder online booking uden et fast månedligt abonnement. Vilkår og funktioner varierer, så undersøg altid, om der er begrænsninger eller omkostninger på eksempelvis SMS, betaling og tilvalg.

Er et gratis bookingsystem godt nok?

Det kan det sagtens være. Hvis du arbejder alene og primært har brug for online booking og en simpel kalender, kan en gratis løsning dække behovet fint.

Hvad er ulempen ved et gratis bookingsystem?

Typiske begrænsninger kan være færre medarbejdere, enklere kalenderstyring, mindre adgang til personlig kundeservice og manglende adgang til funktioner som journal, POS, gavekort, klippekort eller avanceret rapportering. Det varierer fra system til system.

Kan jeg få gratis online booking på min hjemmeside?

Ja, hvis din valgte løsning tilbyder et bookinglink eller mulighed for at integrere booking på hjemmesiden uden betaling. Undersøg dog altid eventuelle begrænsninger i den gratis plan.

Er gratis booking virkelig gratis?

Nogle løsninger er reelt gratis på selve bookingfunktionen. Andre tjener penge på tillægsfunktioner, betalinger, SMS eller opgraderinger. Derfor bør du se på den samlede økonomi frem for kun abonnementsprisen.

Hvornår bør jeg vælge et betalt bookingsystem?

Det giver typisk mere mening, når du har flere medarbejdere, avancerede bookingregler eller behov for funktioner som betaling, journalføring, gavekort, klippekort, POS, integrationer eller personlig support.

Er Bahlou gratis?

Bahlou er et betalt bookingsystem, men tilbyder aktuelt en gratis måned uden binding. Herefter vælger du selv, om du vil fortsætte på en betalt pakke.

Konklusion: Gratis eller betalt handler om dit behov

Et gratis bookingsystem kan være et rigtig godt valg, hvis du vil holde dine faste udgifter nede og kun har brug for de grundlæggende bookingfunktioner.

Et betalt bookingsystem giver mest mening, når booking skal hænge sammen med flere dele af virksomheden – eksempelvis medarbejdere, betaling, kunder, journal, gavekort, klippekort, rapportering eller POS.

Derfor findes der ikke ét rigtigt svar på, om gratis eller betalt er bedst.

Det rigtige spørgsmål er:

Hvilke funktioner har min virksomhed brug for, og hvad koster det samlet at få dem?

Hvis svaret kun er online booking og kalender, kan gratis være rigeligt. Hvis systemet skal være en central del af driften, er det værd at sammenligne en mere komplet løsning.

Vil du se forskellen i praksis? Du kan se Bahlous bookingsystem og funktioner eller sammenligne Bahlous pakker og priser.