Fejl og efterindberetning i LPR3: Sådan håndterer du afviste og tidligere behandlinger
Sådan håndterer private klinikker fejl, rettelser og manglende tidligere behandlinger i LPR3. Få styr på validering, genindsendelse, efterindberetning og frister.
En LPR3-indberetning er ikke nødvendigvis færdig, bare fordi klinikken har trykket “send”. Oplysningerne bliver valideret, og hvis noget ikke lever op til kravene, skal fejlen håndteres, før indberetningen kan betragtes som korrekt.
Der kan også opstå situationer, hvor en behandling slet ikke blev indberettet på det tidspunkt, den blev udført. I så fald skal klinikken have en arbejdsgang for at finde den manglende behandling og få den indberettet.
I denne guide gennemgår vi forskellen på valideringsfejl, tekniske fejl, rettelser og efterindberetning – og hvordan private klinikker kan holde styr på processen.
Vil du først forstå selve indberetningsflowet, kan du læse Hvordan indberetter man til LPR3?.
Hvad sker der, når en LPR3-indberetning indeholder fejl?
LPR3 har en række regler og valideringer, der kontrollerer de oplysninger, som indberettes. Det kan eksempelvis være kontrol af obligatoriske oplysninger, logiske sammenhænge, patientidentifikation, datoer og de koder, der anvendes.
Hvis en indberetning ikke opfylder kravene, vil klinikken eller det system, der sender indberetningen, få information om fejlen.
Den praktiske arbejdsgang bør derfor være:
Identificér hvilken indberetning der har fejl.
Læs fejlbeskeden.
Find den oplysning eller kode, der skal rettes.
Ret datagrundlaget.
Validér igen.
Send eller genindsend indberetningen.
Valideringsfejl, advarsler og tekniske fejl er ikke det samme
Det er nyttigt at skelne mellem forskellige typer problemer. De skal ikke nødvendigvis håndteres på samme måde.
Situation | Hvad betyder det? | Hvad gør klinikken? |
|---|---|---|
Valideringsfejl | Indberetningen lever ikke op til en regel eller et krav | Ret oplysningerne og validér igen |
Advarsel | Noget bør kontrolleres, men er ikke nødvendigvis en blokerende fejl | Kontrollér oplysningerne før indberetning |
Teknisk fejl | Problemet kan ligge i systemet eller kommunikationen | Kontrollér status og fejlbesked før du sender igen |
Manglende tidligere indberetning | En relevant behandling blev ikke indberettet rettidigt | Find behandlingen og få den indberettet hurtigst muligt |
Hvordan håndteres fejl i SEI-LPR?
I SEI-LPR bliver skemaet automatisk valideret, når klinikken forsøger at indberette det. Sundhedsdatastyrelsens manual beskriver, at et skema med valideringsfejl ikke kan indberettes, før fejlene er rettet.
Klinikken kan også vælge at validere skemaet undervejs. Hvis der er fejl, viser SEI hvilke oplysninger der kræver ændring.
SEI skelner desuden mellem fejl og advarsler. En advarsel betyder ikke nødvendigvis, at skemaet er ugyldigt; den gør brugeren opmærksom på noget, der bør kontrolleres.
Hvis fejlbeskeden ikke giver tilstrækkelig forklaring, kan SEI-LPR også vise en LPR3-besked med yderligere information om problemet.
Hvordan håndteres fejl ved system-til-system?
Ved system-til-system-indberetning sendes data direkte fra klinikkens eget system til LPR3 via Sundhedsdatastyrelsens indberetningswebservice.
Her modtager det afsendende system svar fra LPR3, som kan bruges til at afgøre, om indberetningen er gået igennem, eller om der er fejl, som kræver opfølgning.
Sundhedsdatastyrelsens tekniske materiale beskriver også mulighed for at arbejde med aktive fejl via webservicesvar, administrationsmodul og – for relevante opsætninger – en akkumuleret fejlliste.
For klinikken bør det tekniske derfor omsættes til noget langt mere enkelt: Hvilke behandlinger er indberettet korrekt, og hvilke kræver handling?
Hvad betyder “afvist” i praksis?
I daglig tale vil mange kalde en indberetning “afvist”, hvis den ikke kan gennemføres på grund af fejl.
Teknisk kan håndteringen være mere nuanceret afhængigt af indberetningsmetode og systemopsætning. Derfor er det bedre at tænke i statussen:
Klar til indberetning
Sendt eller behandlet
Fejl kræver handling
Rettet og genindsendt
Det vigtigste for klinikken er, at en fejl ikke forsvinder i mængden af gennemførte behandlinger.
Kan man rette en allerede indberettet LPR3-oplysning?
Ja. Der kan opstå behov for at korrigere oplysninger, efter at de allerede er blevet indberettet.
I SEI-LPR kan klinikken arbejde videre med et eksisterende helbredsforløb. Sundhedsdatastyrelsens manual beskriver også mulighed for at annullere et allerede indberettet skema, hvis oplysningerne er så fejlbehæftede, at det er mere hensigtsmæssigt at begynde registreringen forfra.
Den konkrete rettemetode afhænger derfor af, hvad der er forkert, og hvordan indberetningen er foretaget.
Ved system-til-system-integration bør rettelsen håndteres efter systemets implementering af LPR3-reglerne, så de korrigerede data sendes med den korrekte struktur og reference til det relevante forløb.
Hvad er efterindberetning til LPR3?
Efterindberetning er et praktisk udtryk for at få indberettet en behandling, som burde have været indberettet tidligere, men som mangler i LPR-flowet.
Det kan eksempelvis ske, hvis:
klinikkens LPR-integration først er blevet sat op senere
en behandling ved en fejl blev overset
en tidligere indberetning aldrig blev gennemført korrekt
klinikkens arbejdsgang omkring LPR tidligere var manuel
Efterindberetning ændrer dog ikke på den normale indberetningsfrist.
Hvad er fristen for LPR-indberetning?
For private sygehuse og klinikker skal anmeldelse af lægelig behandling som udgangspunkt ske senest den 10. i den måned, der følger efter den måned, hvor behandlingen fandt sted.
Hvis en behandling eksempelvis blev udført den 20. september, er den almindelige frist senest den 10. oktober.
Hvis klinikken opdager en ældre behandling, der mangler, bør den derfor ikke vente på en ny “efterindberetningsfrist”. Den bør få den manglende indberetning håndteret hurtigst muligt.
Ved tvivl om en konkret forsinket indberetning bør klinikken kontakte Sundhedsdatastyrelsen eller få relevant rådgivning.
Sådan efterindberetter Bahlou tidligere bookinger
I Bahlou kan klinikken arbejde med behandlinger, der ligger fra før LPR-integrationen blev aktiveret.
Hvis de relevante bookinger allerede findes i Bahlou, kan de bruges som udgangspunkt for LPR-flowet i stedet for, at klinikken manuelt skal genopbygge hele behandlingshistorikken fra bunden.
Den praktiske arbejdsgang er:
Find de relevante tidligere bookinger.
Kontrollér at ydelsen er koblet til den relevante LPR-kode.
Kontrollér de nødvendige patient- og behandlingsoplysninger.
Gør behandlingen klar til indberetning.
Send den til LPR3.
Følg op på eventuelle fejl på samme måde som ved nye behandlinger.
Det gør funktionen særlig relevant for klinikker, der skifter fra manuel LPR-indberetning eller først aktiverer integrationen efter at have haft LPR-pligtige behandlinger.
Se hvordan LPR3-indberetning og fejlhåndtering fungerer i Bahlou →
Sådan fungerer fejllisten i Bahlou
Når Bahlou sender en behandling til LPR3, skal klinikken ikke selv holde styr på fejlede indberetninger i en separat manuel liste.
Hvis en indberetning returneres med en fejl, bliver den samlet på en fejlliste i Bahlou.
Herfra kan klinikken:
se hvilken behandling fejlen vedrører
se at indberetningen kræver handling
håndtere eller rette det relevante datagrundlag
genindsende indberetningen til LPR3
Målet er, at fejl bliver en konkret opgave i klinikkens LPR-flow frem for noget, der skal findes bagefter på tværs af systemer.
En god arbejdsgang for LPR-fejl
Uanset om klinikken bruger SEI-LPR eller system-til-system, bør der være en fast procedure for fejl.
En enkel model kan være:
Send → kontrollér status → fejl? → ret → genindsend → kontrollér igen.
Derudover bør klinikken løbende kontrollere, at der ikke ligger gamle behandlinger, som aldrig blev indberettet.
Det er især relevant omkring månedsskifte, fordi den almindelige indberetningsfrist ligger den 10. i den efterfølgende måned.
Typiske årsager til problemer med en LPR3-indberetning
En fejl kan have mange årsager. Eksempler kan være:
manglende obligatoriske oplysninger
ugyldige eller uhensigtsmæssige kodekombinationer
problemer med patientidentifikation
datoer eller tidspunkter, der ikke hænger logisk sammen
oplysninger, der ikke opfylder en konkret LPR3-valideringsregel
tekniske problemer i forbindelse med afsendelsen
Det er vigtigt ikke bare at “prøve igen” uden at forstå årsagen. Hvis det underliggende datagrundlag stadig er forkert, vil den samme fejl typisk opstå igen.
Hvis problemet vedrører en kode, kan du læse vores guide: LPR-koder og SKS-koder: Hvilke koder skal bruges?
Kort opsummeret
LPR3 validerer indberetninger efter fast definerede regler.
Valideringsfejl skal håndteres, før indberetningen kan betragtes som korrekt.
I SEI-LPR kan et skema med valideringsfejl ikke indberettes.
Ved system-til-system returneres information om fejl til det afsendende system.
En allerede indberettet oplysning kan i relevante tilfælde korrigeres eller håndteres på ny.
Manglende tidligere behandlinger bør indberettes, når de opdages.
Efterindberetning ændrer ikke den almindelige frist: senest den 10. i den efterfølgende måned.
I Bahlou samles fejlede indberetninger på en fejlliste og kan genindsendes.
Bahlou kan også bruge relevante tidligere bookinger som udgangspunkt for efterindberetning.